التقسيم: معنى ، الحاجة والأنواع

قراءة هذه المادة لمعرفة المزيد عن الإدارات. بعد قراءة هذا المقال سوف تتعرف على: 1. معنى القسم 2. الحاجة إلى وأهمية الإدارة 3. أنواع 4. العوامل التي ينبغي النظر فيها.

معنى الإدارات:

"الإدارة" أو "الإدارة" هي عملية تجميع أنشطة المؤسسة إلى عدة وحدات لغرض الإدارة على جميع المستويات.

يمكن تعيين الوحدات الإدارية التي تم إنشاؤها على هذا النحو كأقسام أو أقسام أو وحدات أو فروع أو أقسام ، إلخ.

تتكون عملية التنظيم من تقسيم وتجميع الأعمال التي يتعين القيام بها في المؤسسة وتعيين واجبات ومسؤوليات مختلفة لأشخاص مختلفين.

تقسيم العمل بشكل طبيعي يعني تحديد الأنشطة الفردية التي يتعين الاضطلاع بها لتحقيق الأهداف التنظيمية. ولكن بمجرد تحديد الأنشطة المختلفة ، من الضروري تجميعها معًا على أساس منطقي بحيث يمكن تنظيم فريق.

يمكن للإدارة توفير درجة كافية من التخصص للنشاط التنفيذي للأداء الفعال. يمكن أن تبسيط مهام الإدارة في نطاق عملي. كما يوفر أساسًا يمكن للمدراء الكبار تنسيقه والتحكم في أنشطة الوحدات الإدارية.

الحاجة وأهمية الإدارة:

الحاجة الأساسية للإدارة هي جعل حجم كل وحدة إدارية قابلة للتنفيذ وتأمين مزايا التخصص. إن تجميع الأنشطة ، وبالتالي ، من الموظفين ، إلى الإدارات يجعل من الممكن توسيع أي مؤسسة إلى أي مدى.

الإدارة ضرورية للأسباب التالية:

1. مزايا التخصص:

تتيح الإدارة للمؤسسات الاستفادة من مزايا التخصص. عندما يعتني كل قسم بوظيفة رئيسية واحدة ، يتم تطوير المشروع وزيادة كفاءة العمليات.

2. الشعور بالحكم الذاتي:

عادة يتم إنشاء الإدارات في المؤسسة بدرجة معينة من الاستقلالية والحرية. يمكن للمدير المسؤول عن الإدارة اتخاذ قرارات مستقلة ضمن الإطار العام للمنظمة. يوفر الشعور بالاستقلالية الرضا الوظيفي والتحفيز الذي يؤدي إلى زيادة كفاءة العمليات.

3. التوسع:

يمكن لأحد المديرين الإشراف على بعض المرؤوسين وتوجيههم فقط. إن تجميع الأنشطة والأفراد في الإدارة يجعل من الممكن للمشروع أن يتوسع وينمو.

4. تثبيت المسؤولية:

تمكن الإدارة كل شخص من معرفة الدور المحدد الذي يلعبه في المؤسسة الإجمالية. يمكن تعريف المسؤولية عن النتائج بشكل أكثر وضوحاً ودقة وخصم ، ويمكن اعتبار الفرد مسؤولاً عن أداء مسؤوليته.

5. رفع المهارات الإدارية:

الإدارة يساعد في تطوير المهارات الإدارية. التنمية ممكن بسبب عاملين. أولاً ، يركز المدراء اهتمامهم على بعض المشكلات المحددة التي توفر لهم التدريب الفعال أثناء العمل. وثانيا ، يمكن تحديد الحاجة الإدارية لمزيد من التدريب بسهولة لأن دور المديرين محدد ويمكن أن يوفر التدريب لهم فرصة للعمل بشكل أفضل في مجال تخصصهم.

6. مرفق في التقييم:

يصبح تقييم الأداء الإداري أكثر سهولة عندما يتم تعيين مهام محددة لموظفي الإدارة. يمكن قياس الأداء الإداري عندما يتم تحديد مجالات الأنشطة ويتم إصلاح معايير الأداء. يقدم قسم المساعدة في كل من هذه المجالات.

عندما تنقسم وظيفة أوسع إلى أجزاء صغيرة ويخصص جزء معين لكل مدير ، فإن المنطقة المراد تقييمها معروفة بوضوح ؛ ويمكن الإشارة إلى العوامل التي تؤثر على الأداء بسهولة أكبر. وبالمثل ، يمكن إصلاح معايير الأداء بسهولة لأن العوامل المؤثرة في أداء العمل يمكن أن تكون معروفة بوضوح. وبالتالي ، يصبح تقييم الأداء أكثر فعالية.

7. الرقابة الإدارية:

الإدارة هي وسيلة لتقسيم المنظمة الكبيرة والمعقدة إلى وحدات إدارية صغيرة. تجميع الأنشطة والعاملين في وحدات يمكن التحكم فيها يسهل المراقبة الإدارية. يمكن تحديد معايير الأداء لكل قسم بدقة.

أنواع الإدارة:

هناك عدة قواعد للإدارة. القواعد الأكثر شيوعًا هي: الوظيفة ، المنتج ، الإقليم ، العملية ، الزبون ، الوقت ، إلخ.

هذه موضحة أدناه:

(أ) الإدارة حسب الوظائف:

يمكن تقسيم المشروع إلى أقسام على أساس وظائف مثل الإنتاج ، والشراء ، والمبيعات ، والتمويل ، والموظفين ، وما إلى ذلك. وهذا هو الأساس الأكثر شعبية للإدارة. إذا لزم الأمر ، يمكن تقسيم وظيفة رئيسية إلى وظائف فرعية. على سبيل المثال ، يمكن تصنيف الأنشطة في قسم الإنتاج إلى مراقبة الجودة ومعالجة المواد والإصلاحات والصيانة.

ويبين الشكل 4-10 المخطط التنظيمي القائم على الإدارة الوظيفية:

مزايا:

تشمل مزايا الإدارة الوظيفية ما يلي:

(أ) هو الشكل الأكثر منطقية وطبيعية للإدارة.

(ب) يضمن أداء جميع الأنشطة اللازمة لتحقيق الأهداف التنظيمية.

(ج) يوفر التخصص المهني الذي يحقق الاستخدام الأمثل للقوة البشرية.

(د) يسهل تفويض السلطة.

(هـ) تمكن كبار المديرين من ممارسة الرقابة الفعالة على عدد محدود من الوظائف.

(و) يلغي ازدواجية الأنشطة.

(ز) تبسيط التدريب لأن المديرين يجب أن يكونوا خبراء فقط في نطاق ضيق من المهارات.

سلبيات:

هناك بعض المشاكل المرتبطة بالإدارة الوظيفية. هذه المذكورة أدناه:

(أ) قد تكون هناك تعارضات بين الإدارات.

(ب) نطاق التطوير الإداري محدود. لا يحصل المديرون الوظيفيون على التدريب في المناصب الإدارية العليا. لا يمكن تحديد مسؤولية النتائج على أي رئيس وظيفي واحد.

(ج) هناك الكثير من التركيز على التخصص.

(د) قد تكون هناك صعوبات في تنسيق أنشطة الإدارات المختلفة.

(هـ) قد يكون هناك عدم مرونة وتعقيد العمليات.

(ب) الإدارة من المنتجات:

في قسم المنتج ، يتم تنظيم كل منتج رئيسي كقسم منفصل. يعتني كل قسم بإنتاج منتج واحد ومبيعاته وتمويله. تعتبر إدارة المنتج مفيدة عندما تكون خصائص التوسع والتنوع والتصنيع والتسويق الخاصة بكل منتج ذات أهمية كبيرة.

يستخدم بشكل عام عندما يكون خط الإنتاج معقدًا ومتنوعًا يتطلب معرفة متخصصة ورأس المال الضخم مطلوبًا للمصنع والمعدات والمرافق الأخرى مثل صناعات السيارات والإلكترونيات.

في الواقع ، العديد من الشركات الكبيرة تنوع في مختلف المجالات ويفضلون إدارة المنتج. على سبيل المثال ، قد تمتلك شركة كبيرة ذات خط إنتاج متنوع ثلاثة أقسام للمنتج ، واحدة لكل من البلاستيك والمواد الكيميائية والمعادن. يمكن تقسيم كل قسم فرعيًا إلى أنشطة الإنتاج والمبيعات والتمويل والموظفين.

مزايا:

توفر إدارة المنتج العديد من المزايا التي يمكن ذكرها على النحو التالي:

(أ) تركز إدارة المنتجات على الاهتمام الفردي لكل خط منتج مما يسهل التوسع في المنتجات وتنويعها.

(ب) يضمن الاستخدام الكامل لمرافق الإنتاج المتخصصة. يمكن الاستفادة بشكل كامل من المهارات الشخصية والمعرفة المتخصصة لمديري الإنتاج.

(ج) يمكن مساءلة مديري الإنتاج عن ربحية كل منتج. كل قسم من المنتجات هو شبه مستقل ويحتوي على وظائف مختلفة. لذلك ، توفر إدارة المنتج وسيلة تدريب ممتازة للمدراء الكبار.

(د) يمكن تقييم أداء كل قسم من المنتجات ومساهمته في النتائج الإجمالية بسهولة.

(هـ) أكثر مرونة وقابلية للتكيف مع التغيير.

سلبيات:

تقدم إدارة المنتج بعض المشاكل كما يلي:

(أ) يخلق مشكلة السيطرة الفعالة على أقسام المنتج من قبل كبار المديرين.

(ب) يؤكد كل مدير إنتاج على استقلاله الذاتي بغض النظر عن مصالح المنظمة.

(ج) لا توجد مزايا لمركزية بعض الأنشطة مثل التمويل والمحاسبة.

(د) هناك ازدواج في المرافق والوظائف المادية. يحتفظ كل قسم من المنتجين بموظفيه المختصين بسبب التكاليف التشغيلية المرتفعة.

(ﻫ) قد يكون هناك نقص في استخدام الطاقة النباتية عندما يكون الطلب على منتج معين غير كاف.

(ج) الإدارة حسب الإقليم:

الإدارة الإقليمية أو الجغرافية مفيدة بشكل خاص للمشروعات واسعة النطاق التي تنتشر أنشطتها على نطاق واسع. البنوك وشركات التأمين وشركات النقل ووكالات التوزيع وما إلى ذلك هي بعض الأمثلة على مثل هذه الشركات ، حيث يتم تجميع جميع أنشطة منطقة معينة من العمليات في مناطق وفروع وأقسام ، إلخ.

من الواضح أنه من غير الممكن أن يقوم مدير وظيفي واحد بإدارة مثل هذه الأنشطة الواسعة الانتشار بكفاءة. وهذا يجعل من الضروري تعيين مديرين إقليميين لمناطق مختلفة.

قد يأخذ الهيكل التنظيمي للإدارة الإقليمية النموذج التالي:

مزايا:

تقدم إدارة الأقاليم بعض المرافق في العملية. هذه موضحة أدناه:

(أ) يمكن لكل مدير إقليمي أن يتخصص في المشاكل الخاصة لمنطقته.

(ب) يسهل توسيع الأعمال التجارية لمختلف المناطق.

(ج) يساعد في تحقيق فوائد العمليات المحلية. المديرين المحليين أكثر إلمامًا بالعادات والتفضيلات والأنماط والأزياء المحلية وما إلى ذلك. يمكن للمؤسسة اكتساب معرفة عميقة بالظروف في الأسواق المحلية.

(د) ينتج عنه وفورات في تكاليف الشحن والإيجارات والعمالة. كما يوفر الوقت.

(هـ) هناك تنسيق أفضل للأنشطة في مكان ما عن طريق إنشاء شعب إقليمية.

(و) توفر الاستقلالية الكافية لكل مدير إقليمي وفرصة لتدريبه وهو يعتني بكامل عمل الوحدة.

سلبيات:

لدى إدارة الأقاليم المشاكل التالية:

(أ) هناك مشكلة التواصل.

(ب) يتطلب المزيد من المديرين ذوي القدرات الإدارية العامة. قد لا يكون هؤلاء المديرين متاحين دائمًا.

(ج) قد يكون هناك تضارب بين المديرين الإقليميين.

(د) يصبح التنسيق والسيطرة على الفروع المختلفة من المكتب الرئيسي أقل فعالية.

(ﻫ) بسبب ازدواجية المرافق المادية ، تكون تكاليف التشغيل مرتفعة عادة.

(و) هناك تكاثر في الموظفين والمحاسبة وغيرها من الخدمات على المستوى الإقليمي.

(د) الإدارة من قبل العملاء:

في مثل هذه الطريقة للإدارة ، يتم تجميع الأنشطة وفقًا لنوع العملاء. على سبيل المثال ، يمكن تقسيم متجر كبير من القماش إلى أقسام البيع بالجملة والتجزئة والتصدير. هذا النوع من الإدارات مفيد للشركات التي تبيع منتجًا أو خدمة لعدد من مجموعات العملاء المحددة بوضوح. على سبيل المثال ، قد يكون لدى متجر كبير للملابس الجاهزة قسم منفصل لكل من الرجال والنساء والأطفال. قد يكون لدى البنك أقسام منفصلة للإقراض لرجال الأعمال على نطاق واسع وعلى نطاق صغير.

قد يظهر المخطط الهيكلي للإدارة الموجهة لصالح العملاء على النحو التالي:

مزايا:

تتمثل المزايا المهمة لإدارة العملاء فيما يلي:

(أ) يمكن إيلاء اهتمام خاص للأذواق والتفضيلات الخاصة لكل نوع من العملاء.

(ب) يمكن استيفاء أنواع مختلفة من العملاء ، بسهولة من خلال موظفين متخصصين. رضا العملاء يعزز حسن النية وبيع المشروع.

(ج) يمكن اكتساب فوائد التخصص.

(د) يجوز للمؤسسة اكتساب معرفة وثيقة باحتياجات كل فئة من فئات العملاء.

سلبيات:

قد يكون لهذا الأسلوب من إدارة عيوب معينة ، وخاصة عندما يتم اتباعها بشكل صارم جدا. هذه هي كما يلي:

(أ) يصعب التنسيق بين المبيعات والوظائف الأخرى لأن هذه الطريقة يمكن اتباعها في قسم التسويق فقط.

(ب) قد يكون هناك نقص في استخدام المرافق والقوى العاملة في بعض الإدارات ، ولا سيما خلال فترة انخفاض الطلب.

(ج) قد يؤدي إلى تكرار الأنشطة والنفقات العامة الثقيلة ،

(د) يجوز لمديري إدارات العملاء أن يضعوا ضغوطاً على المزايا والمرافق الخاصة.

(ه) الإدارة حسب العملية أو المعدات:

في مثل هذا النوع أو الإدارة يتم تجميع الأنشطة على أساس عمليات الإنتاج المعنية أو المعدات المستخدمة. يستخدم هذا بشكل عام في شركات التصنيع والتوزيع وفي المستويات الأقل من التنظيم. على سبيل المثال ، قد يتم تنظيم مطحنة النسيج في أقسام الغزل والحياكة والنسيج والصباغة والتشطيب. وبالمثل ، قد يكون للطباعة مطبعة ودليل على القراءة والطباعة وإلزام الأقسام. ويمكن استخدام هذه الإدارة أيضًا في الصناعات الهندسية والنفطية.

يبين الشكل 4-14 المخطط التنظيمي للإدارة حسب العملية أو المعدات في قسم التصنيع في صناعة النسيج.

مزايا:

الهدف الأساسي لهذه الإدارة هو تحقيق الكفاءة واقتصاد العمليات. يتم تعيين العمليات بطريقة تجعل من سلسلة العمليات عملية اقتصادية. يمكن تحقيق الكفاءة إذا تم إنشاء أقسام لكل عملية حيث أن لكل منها خصائصه الخاصة.

يوفر مزايا التخصص المطلوبة في كل مستوى من إجمالي العمليات. يمكن أن يتم صيانة المصنع بطريقة أفضل ويمكن استخدام القوة البشرية بفعالية.

سلبيات:

في مثل هذه الإدارة ، قد يكون هناك صعوبة في تنسيق الإدارات المختلفة للعملية ، لأن عمل كل عملية يعتمد بشكل كامل على العملية السابقة. لذلك ، هناك فرص للنزاعات بين المديرين الذين يرعون العمليات المختلفة. لا يمكن استخدامه حيث لا يتضمن نشاط التصنيع عمليات مميزة.

(F) Department by Time and Numbers:

تحت هذه الطريقة للإدارة ، يتم تجميع الأنشطة على أساس وقت أدائها. على سبيل المثال ، قد يحتوي المصنع الذي يعمل على مدار 24 ساعة على ثلاثة أقسام لثلاث نوبات - واحدة للصباح ، والثانية لليوم ، والثالثة لليلة.

في حالة الإدارة حسب الأرقام ، يتم تجميع الأنشطة على أساس أدائها من قبل عدد معين من الأشخاص. على سبيل المثال ، في الجيش ، يتم تجميع الجنود في فرق ، وشركات ، وكتائب ، وأفواج ، وألوية على أساس العدد المحدد لكل وحدة.

مثل هذا النوع من الإدارات مفيد عندما يكون العمل متكرراً ، والقوة العاملة عامل مهم ، وتكون جهود المجموعة أكثر أهمية من الجهود الفردية ، ويمكن قياس أداء المجموعة. يتم استخدامه على أدنى مستوى من التنظيم.

العوامل التي يجب اعتبارها في الإدارة:

الأساس المناسب للإدارة هو الذي يسهل أداء الوظائف التنظيمية بكفاءة وفعالية بحيث تتحقق أهداف المنظمة. وبما أن كل أساس مناسب لنوع معين من التنظيم ، فغالباً ما يتم تبني مزيج من أساس مختلف.

لذا ، ينبغي النظر في تحديد مدى ملاءمة الأساس الإداري في ضوء المبادئ أو العوامل المختلفة التي تؤثر على عمل المنظمة.

هذه العوامل أو المبادئ موضحة أدناه:

1. التخصص:

ينبغي تجميع أنشطة المنظمة بطريقة تؤدي إلى التخصص في العمل. يساعد التخصص على تحسين الكفاءة وضمان اقتصاد العمليات. إنها تمكن الأفراد من أن يصبحوا خبراء.

2. التنسيق:

يمكن تجميع الأنشطة المختلفة معًا في إطار مدير تنفيذي واحد لأنهم بحاجة إلى التنسيق. لذا ، يجب أن يضمن أساس الإدارة أن الأنشطة المتشابهة يتم تجميعها في قسم واحد.

3. التحكم:

يجب أن تكون الإدارة بحيث يسهل قياس الأداء واعتماد الإجراءات التصحيحية في الوقت المناسب. وينبغي أن تمكن المديرين من تحميل الموظفين المسؤولية عن النتائج. تساعد الرقابة الفعالة على تحقيق الأهداف التنظيمية اقتصاديًا وفعالًا.

4. انتباه مناسب:

وينبغي إيلاء الاهتمام الكافي لجميع الأنشطة التي تسهم في تحقيق النتائج الثانوية. سيضمن ذلك تنفيذ جميع الأنشطة الضرورية وعدم وجود تكرار غير ضروري للأنشطة. يجب إعطاء مجالات اهتمام خاصة.

5. الاقتصاد:

إنشاء أقسام ينطوي على تكلفة إضافية من مساحة إضافية والمعدات والموظفين. لذلك ، ينبغي أن يكون نمط وعدد الإدارات على هذا النحو بحيث يتحقق أقصى قدر ممكن من الاقتصاد في استخدام المرافق المادية والموظفين.

6. الحالة المحلية:

في حين أن تشكيل الإدارات يجب إيلاء الاهتمام الكافي للظروف المحلية. هذا هو أكثر أهمية للمنظمة التي تعمل في مناطق جغرافية مختلفة. ينبغي تعديل الإدارة وفقا للموارد المتاحة. يجب أن تهدف إلى الاستفادة الكاملة من الموارد.

7. اعتبار الإنسان:

يجب على الإدارة أيضا أن تنظر في الجانب الإنساني في المنظمة. لذا ، إلى جانب العوامل الفنية التي نوقشت أعلاه ، ينبغي إنشاء الإدارات على أساس توافر الموظفين ، ومواقفهم ، ونظم تطلعاتهم وقيمهم ، ومجموعات العمل غير الرسمية ، والأنماط الثقافية ، وما إلى ذلك. إن إيلاء الاهتمام للعوامل البشرية سيجعل الإدارة أكثر فعالية وأكثر كفاءة.