أعلى 8 أنواع من المستندات المستخدمة في المحاسبة

بعض الأنواع الهامة من المستندات المستخدمة في المحاسبة كالتالي:

1. مذكرة النقدية:

المبيعات والمشتريات هي السمات الرئيسية لأي مؤسسة تجارية. من أجل تسجيل المبيعات النقدية والمشتريات النقدية ، تعمل المذكرات النقدية كمستندات مصدر. المذكرة النقدية هي مستند مصدر يتم فيه تسجيل جميع المعاملات المتعلقة بالمبيعات أو المشتريات النقدية.

عندما يتم شراء السلع من قبل شركة أعمال على أساس نقدي ، فإن الشركة تتلقى مذكرة نقدية وعندما تبيع مؤسسة تجارية سلع ، فإنها تقدم مذكرة نقدية ، والتي يتم فيها جميع تفاصيل المعاملة المتعلقة بالشراء أو المبيعات. عدد أو الكمية التي تم شراؤها / بيعها ، السعر ، الخصم المستلم أو المسموح به وضريبة المبيعات التي تم جمعها أو إيداعها. على أساس المذكرات النقدية ، يتم تسجيل هذه المعاملات في دفتر الحسابات. في التدقيق ، فإن أول واجب لمراجع الحسابات هو التحقق من دفتر النقدية مع الإشارة إلى القسائم النقدية.

نموذج مذكرة النقدية على النحو التالي:

2. الفاتورة و الفاتورة:

فاتورة أو فاتورة تسجل المعاملات الائتمانية المتعلقة بالبيع أو الشراء. يتم إعداد هذا عندما تقوم شركة بشراء أو بيع البضائع على الائتمان. في ذلك الوقت ، عندما يتم بيع البضاعة من قبل المؤسسة التجارية على الائتمان ، يتم إعداد فاتورة المبيعات التي تكون فيها جميع تفاصيل مبيعات الائتمان. يتم ذكر الكمية والنسبة والمبلغ الإجمالي الخ.

عادة ، يتم عمل الفواتير من نسختين ، يتم إرسال النسخة الرئيسية (الأصلية) إلى المشتري ويتم الاحتفاظ بالنسخة الأخرى من قبل المؤسسة التجارية للحصول على مرجع قياسي ومستقبلي. وبالمثل ، عندما يتم شراء السلع عن طريق الائتمان ، يقوم المورد بإعداد الفاتورة من نسختين. عندما يتم استلام النسخة الرئيسية من قبل المشتري ، يصبح فاتورة.

عينة من فاتورة أو فاتورة مذكورة أدناه:

3. الاستلام:

الإيصال هو دليل على القيام بالدفع على حساب أي معاملة تجارية. تم إعداد هذا المستند الرسمي لإثبات تقديم أي أموال نقدية للطرف (الذي يتسلم النقد) بسبب أي معاملة تجارية. يتم عمل نسختين على الأقل من أي إيصال.

يتم إعداد النسخة الأصلية لإعطائها للطرف الذي يقوم بالدفع ويتم الاحتفاظ بنسخة أخرى للتسجيل. التفاصيل حول المعاملة التجارية التي تم تلقي النقد منها. يتم إعطاء التاريخ والكمية واسم الطرف وطبيعة الدفع وما إلى ذلك في مستند المصدر هذا.

يتم إعطاء عينة من الإيصال أدناه:

4. دفع في زلة:

تخدم هذه الوثيقة الغرض من تقديم دليل على أنه في تاريخ معين ، تم إيداع مبلغ محدد في البنك. عندما يقوم المودع بإيداع الأموال في الحساب البنكي ، فإنه يملأ نموذجاً يقدمه البنك يحتوي على المعلومات المتعلقة بالتاريخ ، والمبلغ المودع ، واسم المودع وما إلى ذلك.

يقوم موظف البنك بالتوقيع على الطوابع ، ويطبع على رزمة الدفع في القسيمة ويعيدها إلى المودع. عادة ، تحصل مؤسسات الأعمال التجارية الكبيرة على مجموعة كاملة من دفعات الدخول ، وتحصل عليها كلها في كتاب. تصبح رزمة الدفع في قسيمة وثيقة مصدر ، والتي تعمل كدليل على العميل لتسجيل هذه المعاملة في دفاتر الحسابات.

5. تحقق:

الشيك بأمر غير مشروط ، مستمد من بطاقة محددة ، موقعة من الشركة الصانعة ، يوجه للمصرفي الدفع عند الطلب بمبلغ معين من المال فقط لأمر شخص أو حامل الأداة. قانون الصكوك القابلة للتداول ، 1881

الشيك هو أداة مرسومة على مصرفي ويتم دفعها عند الطلب. يصدر البنك كتيبًا يحتوي على نماذج شيك لأصحاب الحسابات لديه. تشير الأرقام المذكورة في أسفل الشيكات إلى رمز 'State' و 'Bank' و 'Branch' و 'Check' و 'Type of Account' على التوالي.

من خلال الشيكات ، يمكن الدفع إلى شخص معين عن طريق كتابة اسم الحزب بعد كلمة "الدفع" وعن طريق سحب كلمة "حامل" بخط مطبوع على الشيك. في هذه الحالة ، يُدعى التحقق شيكًا. لتجنب أي غش ، يتم تجاوز الشيكات عن طريق رسم خطين متوازيين مستعرضين عبر الشيك. في بعض الأحيان ، يتم كتابة كلمتي '& Co' أو 'A / C Payee Only' أو 'Not Negotiable' أو 'Name of the Bank' ضمن هذه السطور.

في هذه الحالة ، يصبح التحقق عبارة عن شيك متقاطع. لا يمكن استلام الدفعات مقابل الشيكات المتقاطعة ببساطة عن طريق إصدار الشيك. يجب إيداع الشيكات المتقاطعة أولاً في الحساب البنكي الخاص بحامل الحساب الذي يتم سحب شيكات لصالحه ومن خلال سحبه فقط ، يمكن سحب الدفعة.

يمكن الدفع أيضًا لأي شخص يحمل الشيك ويعرضه. في هذه الحالة ، يُسمى الشيك فحص الشاحن. يتم توقيع الشيك من قبل الدرج مع ذكر المبلغ واسم الطرف الذي يتم الدفع له. يمكن للشخص المعنى الحصول عليه بشكل مباشر. يمكن لصاحب الحساب أيضًا سحب الأموال من حسابه عن طريق كتابة كلمة "ذاتي".

يتم إعطاء عينة من فحص الشاحن والشيك المتقاطع أدناه:

6. ملاحظة الخصم:

ملاحظة الخصم هي مستند يوضح أن المؤسسة التجارية قد رفعت الخصم على الطرف الذي تم إرسال هذه الوثيقة إليه فيما يتعلق بأي معاملة تجارية غير بيع الائتمان. يجوز لمؤسسة الأعمال التجارية تقديم مذكرة خصم للمورد مقابل مبلغ يتم استرداده منه ، عندما تقوم المنشأة التجارية بإرجاع بعض السلع المعيبة بطبيعتها أو لا حسب المواصفات.

يمكن أيضًا إعداد مذكرة الخصم في حالة الدفع الزائد لأي طرف. في هذا المستند ، تم ذكر كل التفاصيل المتعلقة بتاريخ وقيمة المعاملة ، واسم الطرف الذي تم خصم حسابه بالإضافة إلى سبب الخصم من حسابه.

نموذج ملاحظة الخصم هو كما يلي:

7. ملاحظة الائتمان:

المذكرة الائتمانية هي مستند يوضح أن المؤسسة التجارية منحت الائتمان للطرف الذي تم إرسال هذه الوثيقة إليه فيما يتعلق بأي معاملة تجارية غير شراء الائتمان. عندما تستلم شركة تجارية البضاعة المباعة في وقت سابق ، فإنها تقدم ملاحظة دائنة لصالح المشتري تبين أن حسابه قد تم قيده في دفاتر الأعمال التجارية.

يمكن أيضًا إعداد إشعار دائن في حالة عدم دفع أي مبلغ لأي طرف. في هذا المستند ، تم ذكر كل التفاصيل المتعلقة بتاريخ وقيمة المعاملة ، واسم الطرف الذي تم تسجيل حسابه مع سبب إيداع حسابه. لتمييزه عن ملاحظة الخصم ، يتم إعداده بشكل عام بالحبر الأحمر.

نموذج ملاحظة الائتمان هو كما يلي:

8. القسائم:

تعرف الوثائق المعدة لغرض تسجيل المعاملات التجارية في دفاتر الحسابات باسم القسائم. يتم إعداد القسيمة على أساس الوثائق المصدر. من أجل تسجيل معاملات الأعمال في دفاتر الحسابات ، يتم تحليل مستندات المصدر بشكل إضافي ويتم استنتاج نتيجة للحساب المراد خصمه والحساب المراد إيداعه. تعرف الوثيقة التي تم كتابة هذا الاستنتاج بها بقسيمة أو قسيمة محاسبية.

ميزات القسيمة:

(ط) إنها وثيقة.

(2) يتم إعداده من خلال تحليل الوثائق المصدر.

(3) أنه يحتوي على قرار بشأن الحسابات التي يتم الخصم والاعتماد.

(4) أنه يساعد في تسجيل إدخال المحاسبة في دفاتر الحسابات.

(5) يتم إعدادها وتوقيعها من قبل المحاسب وتوقيعها من قبل المفوض بالتوقيع على المشروع التجاري.

تحضير القسائم:

المعاملات التجارية في دفاتر الحسابات متوفرة في الوثائق المصدر. يتم تحليل هذه الوثائق بشكل إضافي ، وسيتم الاستنتاج حول الحساب الذي سيتم خصمه والحساب الذي سيتم قيده. بعد تحديد رأس الحسابات ليتم الخصم منه والاعتماد ، يتم إعداد القسائم. عادةً ، تتوفر النماذج الفارغة بسهولة في النموذج المطبوع في السوق.

قسائم المحاسبة من نوعين:

(ط) القسائم النقدية و

(2) القسائم غير النقدية.

1. القسائم النقدية:

القسائم النقدية هي القسائم التي يتم إعدادها في وقت استلام أو دفع المال. ويشمل أيضا الاستلام والدفع من خلال الشيكات.

القسائم النقدية هي من نوعين:

(ط) قسائم الائتمان و

(2) قسائم الخصم.

(1) قسائم الائتمان:

قسائم الائتمان عبارة عن قسائم يتم إعدادها في وقت استلام النقود.

يمكن استلام النقد في الحالات التالية:

(ط) تباع البضائع

(2) بيع الأصول أو الاستثمارات وما إلى ذلك.

شكل قسيمة الائتمان:

محتوى قسائم الائتمان:

1. اسم وعنوان الكيان

2. تاريخ تحضير القسيمة

3. رقم قسيمة المحاسبة

4. عنوان المحاسبة المعتمدين

5. صافي المبلغ من المعاملة.

6. السرد (وصفا موجزا عن الصفقة).

7. توقيع الشخص الذي قام بإعداد القسيمة.

8. توقيع المفوض بالتوقيع.

9. دعم رقم القسيمة.

(2) قسائم الخصم:

قسائم الخصم هي قسائم يتم إعدادها عند السداد. قد يكون الدفع على حساب المصروفات ، والمشتريات ، ورسم المالك ، والدفع إلى الدائنين ، إلخ.

صيغة قسيمة الخصم:

محتويات قسيمة الخصم:

1. اسم وكيان الكيان

2. تاريخ تحضير القسيمة.

3. رقم قسيمة المحاسبة.

4. عنوان الحساب المدين.

5. صافي مبلغ المعاملة.

6. السرد (أي وصف موجز للمعاملة).

7. توقيع الشخص الذي أعدها.

8. توقيع المفوض بالتوقيع على المنظمة.

9. دعم رقم القسيمة.

10. وثيقة في جديد من الإيصال الداعمة.

2. القسائم غير النقدية (قسائم التحويل):

القسائم غير النقدية هي قسائم معدة للتحولات التي لا تنطوي على تدفق أو تدفق النقد. على سبيل المثال ، مذكرة الخصم ، ملاحظة الائتمان ، سندات الخ. يتم إعداد هذه عندما يتم تسجيل التحولات مثل مبيعات الائتمان ، وشراء الائتمان وغيرها.