مزايا وقيود التخطيط

مزايا التخطيط:

التخطيط هو واحد من الوظائف الأساسية للإدارة. إنه أساسي لجميع الوظائف الأخرى للإدارة. لن يكون هناك تنظيم وتوجيه مناسب بدون تخطيط مناسب. تنص على أهداف ووسائل تحقيقها.

قبل كل شيء ، التخطيط مهم للأسباب التالية:

1. الاهتمام بالأهداف:

التخطيط يساعد في تحديد بوضوح أهداف المنظمة. ويولى اهتمام الإدارة كله نحو تحقيق تلك الأهداف. يمكن أن تكون هناك أولويات في الأهداف ، وأهداف مهمة يجب تناولها أولاً والأهداف الأخرى التي يجب اتباعها بعدها.

2. تقليل حالات عدم اليقين:

يتم التخطيط دائما للمستقبل. لا أحد يستطيع التنبؤ بدقة بما سيحدث. بيئات العمل تتغير دائما. التخطيط هو محاولة للتنبؤ بالمستقبل وتخطيط الأشياء بأفضل طريقة ممكنة. وبالتأكيد يقلل التخطيط من أوجه عدم التيقن المستقبلية من خلال تبني قراراته على تجارب الماضي والمواقف الحالية.

3. استخدام أفضل للموارد:

ميزة أخرى للتخطيط هي الاستخدام الأفضل لموارد الأعمال. يتم تحديد جميع الموارد أولاً ثم يتم التخطيط للعمليات. يتم وضع جميع الموارد لاستخدامات أفضل ممكن.

4. الاقتصاد في العمليات:

يتم تحديد الأهداف أولاً ثم يتم اختيار أفضل مسار ممكن لتحقيق هذه الأهداف. العمليات التي تم اختيارها أفضل بين البدائل الممكنة ، هناك اقتصاد في العمليات. يتم تجنب طريقة التجربة والخطأ ولا تهدر الموارد في اتخاذ الخيارات. الاقتصاد ممكن في جميع الإدارات سواء كان الإنتاج ، والمبيعات ، والمشتريات ، والمالية ، إلخ.

5. تنسيق أفضل:

أهداف المنظمة المشتركة ، تبذل كل الجهود لتحقيق هذه الأهداف من خلال جهد متضافر من الجميع. يتم تجنب الازدواجية في الجهود. سيؤدي التخطيط إلى تنسيق أفضل في المنظمة سيؤدي في النهاية إلى نتائج أفضل.

6. تشجع الابتكارات والإبداع:

يجب أن يشجع نظام التخطيط الأفضل المديرين على ابتكار طرق جديدة للقيام بالأمور. إنه يساعد على التفكير الإبداعي والإبداعي بين المديرين لأنهم سيفكرون في العديد من الأشياء الجديدة أثناء التخطيط. إنها عملية ستوفر الوعي للمشاركة الفردية وستشجع أجواء الصراحة التي ستساعد في تحقيق نتائج أفضل.

7. الإدارة بواسطة استثناء ممكن:

الإدارة بالإستثناء تعني أن الإدارة يجب ألا تشارك في كل نشاط. إذا كانت الأمور تسير على ما يرام فلا ينبغي أن يكون هناك ما يدعو للقلق وينبغي ألا تتدخل الإدارة إلا عندما لا تسير الأمور حسب التخطيط. التخطيط بإصلاح أهداف المنظمة ويجب بذل كل الجهود لتحقيق هذه الأهداف. يجب أن تتدخل الإدارة فقط عندما لا تسير الأمور على ما يرام. من خلال تقديم الإدارة عن طريق الاستثناء ، يتم إعطاء المديرين المزيد من الوقت لتخطيط الأنشطة بدلاً من إضاعة وقتهم في توجيه العمل اليومي.

8. يسهل السيطرة:

التخطيط والتحكم لا ينفصلان. يساعد التخطيط في تحديد الأهداف ووضع معايير الأداء. هذا سوف تمكن الإدارة من أداء الخد من المرؤوسين. يمكن تصحيح الانحرافات في الأداء في أقرب وقت من خلال اتخاذ التدابير العلاجية.

9. يسهل التفويض:

في إطار عملية التخطيط ، يتم تسهيل تفويض الصلاحيات. يتم إصلاح أهداف أشخاص مختلفين. سوف يطلبون السلطة اللازمة للحصول على الأشياء استنساخ. يتم تسهيل تفويض السلطة من خلال عملية التخطيط.

حدود التخطيط:

على الرغم من المزايا الكثيرة للتخطيط ، قد تكون هناك بعض العقبات والقيود في هذه العملية. التخطيط ليس الدواء الشافي لجميع أمراض الأعمال. سيساعد التخطيط فقط في تقليل حالات عدم اليقين إلى حد ما.

فيما يلي بعض من قيود التخطيط:

1. عدم وجود بيانات موثوقة:

يعتمد التخطيط على العديد من الحقائق والأرقام المقدمة للمخططين. إذا كانت البيانات التي تستند إليها القرارات غير موثوقة ، فإن القرارات القائمة على هذه المعلومات ستكون غير موثوقة أيضًا. يفقد التخطيط قيمته إذا لم يتم توفير حقائق وأرقام موثوقة.

2. الوقت المستهلكة العملية:

يتم في بعض الأحيان تقليل الفائدة العملية للتخطيط حسب عامل الوقت. التخطيط هو عملية مستهلكة للوقت ، وقد يتأخر اتخاذ إجراءات بشأن مختلف العمليات بسبب عدم التخطيط السليم بعد. قد يؤدي التأخير إلى فقد الفرص. عندما يكون الوقت جوهريًا ، يفقد التخطيط المسبق فائدته. في ظل ظروف معينة ، يلزم اتخاذ إجراء عاجل ، فلا يمكن للمرء الانتظار حتى تكتمل عملية التخطيط.

3. مكلفة:

عملية التخطيط مكلفة للغاية. جمع المعلومات واختبار مسارات العمل المختلفة تنطوي على مبالغ أكبر من المال. في بعض الأحيان ، تكون النفقات باهظة للغاية بحيث لا تستطيع الشواغل الصغيرة تحمل تكاليف استخدام التخطيط. التخطيط على المدى الطويل هو ترف لمعظم المخاوف بسبب النفقات الثقيلة. يجب أن تكون المنفعة المشتقة من التخطيط في أي حال أقل من النفقات المتكبدة عليه.

ووفقا لهينمان ، "يجب ألا تتجاوز تكلفة التخطيط مساهمته ، والحكم الإداري الحكيم ضروري لتحقيق التوازن بين حساب إعداد الخطط مقابل الفوائد المستمدة منها".

4. العوامل الخارجية قد تقلل من المنفعة:

إلى جانب العوامل الداخلية ، هناك عوامل خارجية تؤثر سلبًا على التخطيط. قد تكون هذه العوامل اقتصادية أو اجتماعية أو سياسية أو تكنولوجية أو قانونية. المناخ الوطني والدولي العام أيضا بمثابة قيود على عملية التخطيط.

5. حالات الطوارئ المفاجئة:

في حالة حدوث حالات طوارئ معينة ، فإن الحاجة للساعة هي إجراء سريع وليس التخطيط المسبق. هذه الحالات قد لا تكون متوقعة. في حالة توقع حالات الطوارئ أو حدوثها بشكل منتظم ، فيجب إجراء التخطيط المسبق لحالات الطوارئ أيضًا.

6. مقاومة التغيير:

معظم الأشخاص ، بشكل عام ، لا يحبون أي تغيير. تصبح نظرتهم السلبية للأفكار الجديدة حداً للتخطيط. ماكفارلاند يكتب. "إن الحاجز النفسي الرئيسي هو أن المديرين التنفيذيين ، مثل معظم الناس لديهم المزيد من الاهتمام للحاضر أكثر من المستقبل. الحاضر ليس فقط أكثر ثقة من المستقبل ، بل هو أيضا أكثر من المرغوب فيه. المقاومة للتغيير هي ظاهرة شائعة في عالم الأعمال. غالبًا ما ينطوي التخطيط على تغييرات يود المسؤول التنفيذي تجاهلها ، آملاً ألا تتجسد. "إن فكرة أن الأمور المخطط لها في المستقبل لن يحدث على الأرجح لا تستند إلى التفكير المنطقي. هذا هو التخطيط الذي يساعد في التقليل من الشكوك في المستقبل.