عملية التخطيط في الإدارة (8 خطوات)

يتم اتباع الخطوات التالية في عملية التخطيط:

1. إدراك الحاجة إلى العمل:

الخطوة الأولى في عملية التخطيط هي الوعي بفرص العمل والحاجة إلى اتخاذ إجراء. يجب إيجاد الفرص الحالية والمستقبلية حتى يتم التخطيط لها. ينبغي أيضا تصور اتجاه الوضع الاقتصادي. على سبيل المثال ، إذا كان التفكير في الحكومة هو تطوير المناطق الريفية كمراكز صناعية ، فسوف يفكر رجل أعمال بعيد النظر في إنشاء وحدات مناسبة لتلك البيئة ، وسوف يستفيد من التسهيلات المقدمة لهذا الغرض. قبل المغامرة في مجالات جديدة يجب تقييم إيجابيات وسلبيات هذه المشاريع. يجب أن تبدأ البداية فقط بعد إجراء تحليل مفصل للفرصة الجديدة.

2. جمع المعلومات الضرورية:

قبل البدء في التخطيط الفعلي يتم جمع الحقائق والأرقام ذات الصلة. يجب جمع كل المعلومات المتعلقة بعمليات الشركة بالتفصيل. يجب دراسة نوع العملاء الذين سيتم التعامل معهم ، والظروف التي يتم فيها تقديم السلع ، وقيمة المنتجات للعملاء ، وما إلى ذلك بالتفصيل. سوف تساعد الحقائق والأرقام التي تم جمعها في وضع خطط واقعية.

3. وضع الأهداف:

الأهداف هي الأهداف التي تحاول الإدارة تحقيقها. الأهداف هي المنتجات النهائية ويتم تحويل جميع الطاقات لتحقيق هذه الأهداف. الأهداف هي الخيط الذي يربط الشركة بأكملها. يبدأ التخطيط بتحديد الأهداف. تساعد العلاقة بين التخطيط والأهداف الموظفين على فهم واجباتهم. الأهداف هي أدلة الموظفين. من الضروري أن يتم صياغة الأهداف بشكل صحيح وإبلاغها إلى جميع أعضاء المنظمة.

4. تحديد أماكن التخطيط:

التخطيط هو دائما لمستقبل غير مؤكد. على الرغم من عدم وجود شيء مؤكد في الفترة المقبلة ولكن لا يزال يتعين وضع بعض الافتراضات اللازمة لصياغة الخطط. التوقعات ضرورية للتخطيط حتى لو لم تثبت صحة كل شيء. يعني التنبؤ افتراض الأحداث المستقبلية. من المتوقع أن يكون سلوك بعض المتغيرات بمثابة مباني التخطيط.

يتم عمومًا إعداد التوقعات الخاصة بما يلي:

(أ) توقع الطلب على المنتجات.

(ب) الحجم المحتمل للإنتاج.

(ج) توقع التكاليف والأسعار المحتملة التي سيتم تسويق المنتجات بها.

(د) توريد المواد الخام العاملة وما إلى ذلك.

(هـ) السياسات الاقتصادية للحكومة.

(و) النمط المتغير لتفضيلات المستهلكين.

(ز) تأثير التغيرات التكنولوجية على عمليات الإنتاج.

(ح) مصادر إمداد الصناديق.

على أساس هذه التوقعات يتم التخطيط. يعتمد نجاح أو فشل التخطيط على التوقعات للعديد من العوامل المذكورة أعلاه. إذا كانت التوقعات دقيقة ، فسيكون التخطيط موثوقًا أيضًا. يجب أن يتم وزن تأثير العوامل المختلفة بعناية.

5. دراسة مسار العمل البديل:

الخطوة التالية في التخطيط هي اختيار أفضل مسار للعمل. هناك عدد من الطرق لفعل شيء ما. يجب أن يدرس المخطط جميع البدائل ومن ثم يجب أن يتم الاختيار النهائي. سيتم تحقيق أفضل النتائج فقط عندما يتم اختيار أفضل طريقة للقيام بالعمل. وفقا لكونتز وأودونيل ، "هناك نادرا ما يتم وضع خطة لا توجد بدائل معقولة لها". يجب أن توزن جميع إيجابيات وسلبيات الأساليب قبل الاختيار النهائي.

6. تقييم أنماط العمل:

بعد اختيار مسار العمل ، ستكون الخطوة التالية هي إجراء تقييم لدورات العمل هذه. سوف يشمل التقييم دراسة أداء مختلف الإجراءات. سيتم وزن العوامل المختلفة ضد بعضها البعض. قد يكون مسار العمل مناسبًا ولكنه قد يتضمن استثمارات ضخمة وقد يشتمل الآخر على مبلغ أقل ولكنه قد لا يكون مربحًا جدًا. تقييم أنماط العمل المختلفة ضروري للتخطيط السليم.

7. تحديد الخطط الثانوية:

حالما يتم صياغة خطة رئيسية ، فإن هناك حاجة إلى عدد من الخطط الداعمة. في الواقع ، تهدف الخطط الثانوية إلى تنفيذ الخطة الرئيسية. على سبيل المثال ، بمجرد تحديد خطة الإنتاج ، سيتطلب الأمر تعيين عدد من الخطط لشراء المواد الخام وشراء المنشآت والمعدات ، وتعيين الموظفين. جميع الخطط الثانوية ستكون جزءًا من الخطة الرئيسية.

8. تنفيذ الخطط:

الخطوة الأخيرة في عملية التخطيط هي جزء التنفيذ. يجب وضع التخطيط موضع التنفيذ بحيث يمكن تحقيق أهداف العمل. سيتطلب التنفيذ إنشاء سياسات وإجراءات ومعايير وميزانيات. هذه الأدوات سوف تمكن من تنفيذ أفضل للخطط.