السياسة في الإدارة: السمات والغرض والاعتبارات

اقرأ هذه المقالة للتعرف على معنى السياسة وميزاتها والغرض من السياسات والاعتبارات الخاصة بصياغة السياسات وخصائص السياسة السليمة وعملية صياغة السياسات والعوامل المؤثرة في السياسات وأنواع وقيود السياسات.

السياسة في الإدارة هي بيان عام صاغته منظمة لتوجيه موظفيها. يتم صياغة الأهداف أولاً ثم يتم التخطيط للسياسات لتحقيقها. السياسات هي طريقة تفكير والمبادئ التي تقوم عليها أنشطة منظمة أو مؤسسة.

وفقًا لـ Koontz & O 'Donnel ، "تم تحديد السياسات كأدلة للتفكير في عملية صنع القرار. فهم يفترضون أنه عندما يتم اتخاذ القرارات ، سوف تقع هذه ضمن حدود معينة. "لا تتطلب السياسات اتخاذ إجراءات ، ولكن الهدف منها هو توجيه المديرين في التزاماتهم بالقرارات عندما لا يتخذون القرارات. على حد تعبير جورج تيري ، "السياسة عبارة عن دليل شامل شفهي أو كتابي أو ضمني يضع حدودًا توفر الحدود العامة والتوجيهات التي سيجري بها الإجراء الإداري". توفر السياسات إطارًا يتمتع فيه الشخص بحرية التصرف.

توفر السياسات التي تعمل كمبادئ قواعد عمل لتحقيق الأهداف المحددة للمؤسسة. يتم توفير روابط التنسيق في المنظمة من خلال السياسات. إنهم يحكمون ويوجهون أعمال الأداء الكلي للمؤسسة وأهدافها في مختلف مجالات التشغيل والإنتاج والتسويق والموظفين. تساعد صياغة السياسات بشكل واضح المديرين التنفيذيين على تخطيط كل جانب تشغيلي للمؤسسة. هذا يساعدهم بشكل كبير في صنع القرار.

رغم أن الأهداف والسياسات تُستخدم لتحقيق الأهداف التنظيمية ، إلا أن كليهما مختلفان من حيث الجوهر. الأهداف هي الأهداف والسياسات هي الطرق لتحقيقها. الأهداف هي النقاط النهائية للتخطيط والسياسات التي تحدد الطرق الواسعة لتحقيقها. سياسة تعطي المبادئ التوجيهية وتترك مجالا لتفسير الشخص المنفذ لها. هذا يعني أن السياسة لديها المرونة في التفسير. سياسة صارمة تصبح قاعدة.

ميزات السياسة:

توضح المناقشة السابقة الميزات التالية لسياسة:

(1) السياسة هي خطة دائمة توفر إجابات على المشاكل المتكررة ذات الطبيعة المشابهة. يقدم إجابات / إرشادات لأعضاء منظمة ما لتقرير مسار العمل المستقبلي. سياسة توفر وتشرح ما يجب على العضو فعله وليس ما يفعله.

(2) تحد السياسة من المجال الذي يتم فيه اتخاذ القرار لتحقيق الأهداف التنظيمية. وهو يتجنب التحليل المتكرر للحالات ويسمح بتفويض السلطات ولا يزال يحتفظ بالسيطرة على الإجراءات.

(3) السياسات هي نماذج للفكر والمبادئ التي تقوم عليها أنشطة المنظمة. انهم توجيه سلوك والقرارات التنفيذية.

(4) يتم صياغة السياسات من قبل جميع المديرين في المنظمة. هناك حاجة لإعطاء مبادئ توجيهية لمسار العمل في المستقبل على كل مستوى من مستويات الإدارة. ومع ذلك ، تختلف أهمية السياسة وفقًا لمستوى الإدارة. عند مستوى أعلى من الإدارة ، يتم تحديد السياسات الهامة بينما تكون بعض السياسات الأقل أهمية أو الثانوية مطلوبة عند المستوى الأدنى.

الغرض من السياسات:

تعتبر السياسات مهمة لتحقيق أهداف المنظمة. كما أنها تضمن تنسيق الجهود والأنشطة في المؤسسة.

يتم صياغة السياسات للأغراض التالية:

1. الهدف الرئيسي للسياسات هو ضمان عدم وجود أي انحراف عن مسار العمل المخطط له. يتم وضع إطار العمل الذي يتوقع من الجميع العمل فيه. تضمن السياسات الالتزام بالأدلة العامة للعمل.

2. بما أن السياسات تضع إطارًا لكل شخص ، فإنها تضمن تفويض السلطة بشكل صحيح أيضًا. يعرف المدير مدى السلطة التي يتطلبها المرؤوس للقيام بالعمل المخصص له. تخدم السياسات الغرض من تفويض السلطة المناسبة لأسفل.

3. سياسات تسمح بنطاق التفسير. يتم إعطاء الجوانب الرئيسية في السياسة ولكن يتم تحديد طريقة التنفيذ الفعلي من قبل الشخص المعني.

4. السياسات مفيدة للتخطيط في المستقبل أيضا. تأثير وتأثير السياسات تساعد في التفكير في المستقبل.

5. السياسات أيضا ضمان اتساق العمل. تتشابه المبادئ التوجيهية مع الجميع ويجب أن تتوافق الإجراءات مع الخطوط العريضة.

الاعتبارات في صياغة السياسات:

أثناء تأطير السياسات ، يجب أن تؤخذ الجوانب التالية بعين الاعتبار:

1. الأهداف التنظيمية:

يتم تشكيل السياسات لتحقيق الأهداف التنظيمية. الأهداف هي الأهداف التي يجب تحقيقها والسياسات تضع طرقًا للوصول إليها. يجب أن تساعد السياسات من خلال تأسيسها على الحقائق والأرقام ذات الصلة وليس على مجرد عمل التخمين.

2. المشاركة المناسبة:

ينبغي صياغة السياسات بمشاركة الأشخاص على مستويات الإدارة المختلفة. إذا تم تأطير السياسات على مستوى عالٍ دون معرفة وجهات نظر أولئك الذين يقصدهم هؤلاء ، فمن المحتمل أن السياسات قد لا تحقق النتائج المرجوة. لضمان التنفيذ الناجح للسياسات ، هناك حاجة للمشاركة المشتركة في وقت صياغتها.

3. تعكس بيئة الأعمال:

يجب أن تستند السياسات إلى البيئة الداخلية والخارجية. سيوفر الوضع السائد في الداخل والخارج قاعدة واقعية للسياسات. يجب أن يكون لدى السياسات المرونة للتكيف إذا كان هناك تغيير في بيئة الأعمال. أي نوع من الصرامة المتبعة في السياسات سوف يهزم غرضهم.

4. الاتساق:

يجب أن تتوافق السياسات المختلفة للمؤسسة مع بعضها البعض. يجب ألا يكون هناك عدم اتساق بين السياسات المختلفة. إذا كان هناك عدم اتساق بين السياسات فلن يتم تنفيذ ذلك. يجب التأكد من أن السياسات مرتبطة بأهداف المؤسسة ولا تعطي مبادئ توجيهية متضاربة.

5. التواصل السليم:

يجب إبلاغ السياسات بشكل صحيح لكل مستوى من مستويات الإدارة. إذا لم تكن السياسات معروفة بشكل صحيح من قبل أولئك الذين ينفذونها ، فلن يكون هناك استخدام لهذه السياسات. أحيانا قد لا تكون السياسات مفهومة جيدا ، قد يكون هناك بعض الشكوك في أذهان الأشخاص ، سيكون من واجب الإدارة توضيحها وتقديم توضيح مناسب.

6. في الكتابة:

يجب أن تكون السياسات مكتوبة دائمًا. هذا سيضمن تنفيذها الصحيح والسليم. إذا لم تكن السياسات مكتوبة ، فقد ينشأ خلاف حول محتوياتها والغرض منها. كما ينبغي أن تكون لغة السياسات بسيطة بحيث يفهمها الأشخاص المعنيون جيداً.

خصائص سياسة الصوت:

يتم تشكيل السياسات لتسهيل عمل منظمة لتحقيق أهدافها. السياسة السليمة هي التي تساعد في تحقيق أهدافه.

فيما يلي خصائص سياسة سليمة:

أنا. يجب أن تكون شاملة في نطاق ومرونة لتنفيذها.

ثانيا. يجب أن تضمن الفهم والتوافق الجيد بين الأقسام المختلفة.

ثالثا. يجب أن يعتمد على الحقائق والأحكام السليمة.

د. يجب أن تكون موحدة لتطبيقه.

5. يجب أن تعكس أهدافها المنشودة ،

السادس. يجب أن يكون واضحًا ومحددًا وإيجابيًا

السابع. يجب أن يتم توصيله بشكل صحيح وفهمه بشكل واضح.

الثامن. يجب أن يكون خطيا لتجنب سوء الفهم.

التاسع. يجب أن تكون معقولة ودائمة ومستقرة.

س. يجب مراجعتها بشكل دوري للتحقق من فعاليتها.

الحادي عشر. يجب أن تتضمن جميع الحالات الطارئة الممكنة ،

الثاني عشر. لا ينبغي أبدا تصور على عجل.

عملية صياغة السياسات:

تعد صياغة السياسات جانبا هاما من جوانب التخطيط. يتطلب العمل السلس لمنظمة ما صياغة السياسات. إن ممارسة التفكير الجيد أمر ضروري لصياغة سياسات سليمة.

يجب اتباع اتباع العملية التالية لصياغة سياسة:

1. تحديد مجال السياسة:

يجب تحديد المنطقة التي سيتم وضع إطار لها. يجب مراعاة أهداف المنظمة واحتياجاتها عند تحديد مجال السياسة. أثناء وضع سياسة التسويق ، يجب أن يتم وضع توقعات التسويق ومجالات الدفع في الاعتبار. يعتمد نطاق السياسة على المساحة التي من المفترض أن يغطيها. أول شيء في إطار السياسة هو تحديد المنطقة التي ستغطيها.

2. تحديد بدائل السياسة العامة:

الخطوة الثانية في صياغة السياسات هي تحديد بدائل السياسة. ينبغي البت في البدائل على أساس تحليل البيئة الخارجية والداخلية. سوف تخبر البيئة الداخلية عن نقاط القوة والضعف في المنظمة بينما تكشف البيئة الخارجية عن الفرص ومستوى المنافسة. يجب أن يضمن كل بديل تحقيق هدف السياسة.

3. تقييم البدائل:

يتم تطوير جميع البدائل في ضوء الأهداف التنظيمية. وينبغي تحليله فيما يتعلق بالمساهمة التي ستقدمها هذه البدائل في مساعدة المنظمة على تحقيق أهدافها. ينبغي تقييم عوامل مثل التكلفة ، والفوائد ، ومتطلبات الموارد لكل بديل بشكل صحيح. وينبغي أيضا تحليل تأثير البدائل المختلفة على بيئة المنظمة.

4. اختيار سياسة:

بعد التقييم المناسب ، يتم اختيار البديل الأكثر ملاءمة. اختيار سياسة هو التزام على المدى الطويل. في حال لم تبدو البدائل مرضية ، يجب بذل الجهود لتطوير بدائل أخرى.

5. تشغيل تجريبي لسياسة:

يجب تنفيذ السياسة على أساس تجريبي. يجب تقييمها إذا كانت السياسة تحقق الأهداف المرجوة. قد تكون هناك اقتراحات أثناء تشغيل الاختبار ، ويجب استخدامها لتعديل السياسة. في نهاية المطاف ، يجب أن تحقق السياسة النتائج المرجوة ، وإلا ينبغي التفكير في بديل جديد للسياسة.

6. سياسة التنفيذ:

إذا كانت السياسة في النهاية على ما يرام ينبغي تنفيذها. يجب توضيح السياسة لأولئك الذين ينفذونها. ينبغي أن يكون هناك مناقشة مناسبة حول الآثار المترتبة على مختلف البنود أو أحكام السياسة. التواصل الصحيح للغرض من هذه السياسة وهدفها سيساعدها في تنفيذها.

العوامل المؤثرة على السياسات:

يتم تأطير السياسات للمساعدة في تسهيل عمليات الأعمال. تتأثر كل من العوامل الداخلية والخارجية.

بعض من هذه العوامل تتم مناقشتها هنا:

1. أهداف واستراتيجيات المنظمة:

يتم تأطير جميع السياسات لتسهيل تحقيق الأهداف. تحدد الأهداف والاستراتيجيات المعلمات التي تعمل ضمنها السياسات. يجب أن تكون السياسات متسقة مع الأهداف والاستراتيجيات التنظيمية.

2. الهيكل التنظيمي:

يحدد الهيكل التنظيمي مستويات الوظائف وتصحيح السلطة ومسؤولية الموظفين. سوف يتأثر تنفيذ السياسات بنوع الهيكل التنظيمي. ﺳﺗﮐون اﻟﺳﯾﺎﺳﺔ ﻣﺗﺳﻘﺔ ﻣﻊ ﻣراﮐز وأدوار اﻟﺳﻟطﺔ ﻓﻲ اﻟﻣﻧظﻣﺔ. ومن المؤكد أن تحديد السياسة سيتأثر بالهياكل التنظيمية.

3. الموارد المتاحة:

سيؤثر توافر الموارد مثل المرافق البشرية والمالية والمادية على صياغة السياسة. إذا كان تنفيذ السياسة يتطلب موارد أكثر من المتاح في المنظمة ، فلن يكون ذلك ممكنًا. بدلاً من ذلك ، ستقوم الموارد بإصلاح الحدود التي لا يمكن بعدها للسياسة أن تسير.

4. القيم الإدارية:

المدراء هم الأشخاص الذين هم المحرك الرئيسي للسياسات. تؤثر أنظمة الأخلاقيات والقيمة للمديرين تأثيراً مباشراً على تشكيل السياسات وتنفيذها. على سبيل المثال ، إذا كان المديرون يؤمنون بالصدق والصدق ، فسوف تنعكس هذه الأمور في سياسات متنوعة تؤطرها.

5. العوامل الاجتماعية:

هناك عدد من العوامل الاجتماعية لها أيضًا تأثير على سياسات المنظمة. إذا كان المجتمع يريد فقط منتجات ذات جودة عالية ، لا يتسامح مع استغلال المستهلكين ، يعطي أهمية للتحكم في التلوث ، كل هذه العوامل يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار أثناء وضع السياسات الخاصة بالمنظمة.

6. العوامل السياسية:

العوامل السياسية لها تأثير كبير على سياسات المنظمة. يتم تحديد إطار العمل من قبل الحزب في السلطة. سوف ينعكس تفكير الحزب السياسي بالتأكيد في السياسات الصناعية والمالية والنقدية للحكومة. يجب على كل مؤسسة دمج سياسات الحكومة في سياساتها. لذلك فإن العوامل السياسية لها تأثير مباشر على السياسات التنظيمية.

أنواع السياسات:

كل مؤسسة لديها عدد من السياسات. تتم مناقشة بعض الأنواع على النحو التالي:

1. السياسات الرئيسية:

السياسات الرئيسية هي تلك التي تعطي توجيهًا موحدًا لمؤسسة ما وتعني الالتزام بالموارد. هذه السياسات تعطي شكل لمؤسسة في تحقيق غرضها. كما يجب أن تكون داعمة للأهداف التنظيمية.

2. السياسات الداعمة:

إلى جانب السياسات الرئيسية ، هناك حاجة إلى وجود سياسات داعمة أيضًا. تهدف السياسات الداعمة للمساعدة في تنفيذ السياسات الرئيسية. قد يكون الاهتمام بوضع منتج جديد كسياسة رئيسية ، قد يكون البحث لمعرفة احتياجات المستهلكين التي لم يتم الوفاء بها سياسة داعمة.

3. السياسات البسيطة:

يمكن أن تسمى السياسات التي لا تؤثر على الأهداف الرئيسية للمؤسسة سياسات طفيفة. قد تتعلق هذه السياسات ببعض الأمور الروتينية ذات الأهمية الأقل. قد تكون سياسة توظيف العمال العرضيين في حالات الطوارئ. قد يسمح المدير للعمال بالذهاب في إجازة إذا كان عبء العمل أقل. قد تسمى السياسات المتعلقة بمثل هذه الأمور سياسات طفيفة. هذه السياسات تعطي توجيهات ولكنها ليست ذات أهمية كبيرة.

4. السياسات المركبة:

بعض المخاوف لديها عدد من السياسات أو مجموعة من السياسات. لزيادة المبيعات ، قد يستمر الاهتمام بالتمدد ، ويتناول المنتجات المماثلة ، وبعد التسويق الشرس وما إلى ذلك. ولتحقيق هدف واحد ، يمكن استخدام عدد من السياسات ، فهذه سياسات مركبة.

حدود السياسات:

السياسات هي المبادئ التوجيهية التي قد تساعد المديرين في عملهم اليومي. لا تقدم السياسات إجابات جاهزة لكل مشكلة.

انهم يعانون من القيود التالية:

1. لا حلول عالمية:

لا تقدم السياسات حلولاً شاملة لجميع المشكلات. يتم تأطير السياسات في حالات معينة وتظل مناسبة في ظل هذه الظروف فقط. تؤثر المواقف الاقتصادية والاجتماعية والسياسية السريعة التغير في عمل المؤسسة. السياسات الجديدة مطلوبة في الحالات المتغيرة. يمكن تلبية هذه المشكلة من خلال تقييم السياسات باستمرار. قد يتم تعديل السياسات وفقًا لمتطلبات المواقف الجديدة.

2. لا حلول فورية:

لا تقدم السياسات حلولاً فورية للمشاكل. هذه ليست سوى مبادئ توجيهية لصانعي القرار. الحلول التي يمكن العثور عليها من قبل المديرين التنفيذيين أنفسهم. لا يمكن للسياسات أن تحل محل الحكم البشري تحت أي ظرف من الظروف.

3. تبليل البدء البشري:

الكثير من السياسات تقتل مبادرة المديرين. يصبحون معتادون على التصرف وفقًا للسياسات ولا يحاولون الحكم عليهم. السياسات أيضا لا تترك مجالا للمبادرة الفردية.

4. لا بديل عن الحكم البشري:

لا تقدم السياسات حلًا قياسيًا للمشاكل المختلفة. إنها مجرد إرشادات تساعد المديرين في اتخاذ القرارات. على المديرين أن يحكموا على الأمور حسب البيئة السائدة. لا يمكن الاستعاضة عن حكم الإنسان بوضع السياسات بدقة.