أهم 6 وظائف رئيسية للإدارة - ناقش!

تختلف الوظائف المتعلقة بأنشطة مثل الإنتاج والشراء والمبيعات والإعلان والتمويل والمحاسبة من مؤسسة إلى أخرى. لكن وظائف الإدارة شائعة في جميع وحدات الأعمال والمنظمات غير الربحية.

قسم هنري فايول (1949) ، مؤسس نظرية الإدارة الحديثة ، جميع أنشطة المنظمات إلى ست مجموعات:

1. التقنية:

أنشطة الإنتاج والتصنيع.

2. تجاري:

شراء وبيع وتبادل الأنشطة.

3. المالية:

أنشطة تحسين رأس المال.

4. الأمن:

حماية المصلحة المتبادلة للعاملين وأصحاب العمل.

5. المحاسبة:

الاحتفاظ بالكتاب (تسجيل) الأرباح والتكاليف والالتزامات وإعداد التقارير مثل الميزانية العمومية.

6. الإدارية:

تخطيط وتنظيم وتوجيه وتنسيق ومراقبة.

يميز فيول بين مبادئ وعناصر الإدارة. المبادئ هي القواعد والمبادئ التوجيهية ، في حين أن العناصر هي وظائف الإدارة. قام بتجميع العناصر إلى خمس وظائف إدارية - التخطيط والتنظيم والقيادة والتنسيق والتحكم. تصنيفه مقبول على نطاق واسع.

استخدم لوثر جوليك المختصر POSD CORE - تشير حروف الاختصار إلى وظائف إدارة مختلفة ، وهي التخطيط (P) ، والتنظيم (O) ، والتوظيف (S) ، وتوجيه (D) ، والتنسيق (CO) ، والإبلاغ (R) ، و الميزنة (ب). الإبلاغ هو جزء من وظيفة التحكم. الميزنة تمثل التخطيط والسيطرة على حد سواء. صنف نيومان والصيف أيضًا عمليات الإدارة في وظائف التنظيم والتخطيط والريادة والتحكم.

الطريقة الأكثر فائدة في تصنيف الوظائف الإدارية هي تجميعها حول مكونات التخطيط والتنظيم والتوظيف والتوجيه والتحكم. وظائف الإدارة المذكورة أعلاه مشتركة بين جميع مؤسسات الأعمال وكذلك مؤسسات المجالات الأخرى ، ولكن الطريقة التي تنفذ بها لن تكون هي نفسها في مختلف المنظمات.

كل هذه الوظائف تشكل مهمة مدير ، والأهمية النسبية لكل منها تختلف من وقت لآخر. وبالتالي ، فإن الظروف الاقتصادية الضيقة قد تجبر الشركة على التركيز أكثر على السيطرة في الوقت الحالي ، في حين أن القلق المتزايد قد يضطر إلى تخصيص مزيد من الوقت للمشاكل التنظيمية. طريقة أخرى لوصف وظائف الإدارة هي اعتبارها كعملية. كعملية ، تشير الإدارة إلى سلسلة من الوظائف المترابطة ، أي التخطيط ، التنظيم ، التوظيف ، القيادة أو التوجيه ، التحكم والتنسيق.

1. التخطيط:

التخطيط يعني تحديد مقدما على ماذا ، وكيف ، ومتى يجب القيام بشيء ما. وهي تتضمن عرض مسار العمل المستقبلي للأعمال ككل ، وكذلك للأقسام المختلفة داخلها. التخطيط إذن هو الخطوة التحضيرية للأعمال ويساعد في سد الفجوة بين الحاضر والمستقبل.

بما أن التخطيط هو اختيار أساسي ، فهو يعتمد على توافر البدائل. من خلال عملية الاختيار هذه ، من الواضح أن عملية صنع القرار يمكن اعتبارها جانباً مهماً للتخطيط. وبالتالي ، فإن التخطيط هو عملية فكرية ويدل على استخدام نهج عقلاني لإيجاد حلول للمشاكل.

بمعنى أكثر واقعية ، تتضمن العملية تحديد أو وضع الأهداف والسياسات والإجراءات والقواعد والبرامج والميزانيات والاستراتيجيات. قد يكون التخطيط الإداري لفترة قصيرة و / أو على المدى الطويل. من أجل تحسين الكفاءة وتحقيق نتائج أفضل ، ينبغي تنسيق الخطط قصيرة المدى تنسيقاً صحيحاً مع خطط بعيدة المدى. التخطيط هو وظيفة أساسية للإدارة وتتأثر جميع وظائف الإدارة بشكل كبير بعملية التخطيط. يظهر الاهتمام المتزايد في التخطيط بشكل واضح أهمية التخطيط في الشركات.

في كثير من الأحيان ، يتم وصف عملية التخطيط بأنها من صلاحيات الإدارة العليا. لكن الحقيقة هي أن التخطيط يتخلل جميع المستويات في منظمة ويجب على جميع المديرين ، بغض النظر عن موقعهم في التسلسل الهرمي للإدارة ، التخطيط في حدود سلطتهم وقرارات كبار السن.

2. تنظيم:

التنظيم هو الوظيفة التالية للإدارة. ينطوي التنظيم على تقسيم خطة إلى أنشطة ، وتجميع تلك الأنشطة ، وتخصيص الموارد لها. ويتم ذلك عن طريق هيكلة الوظائف والواجبات التي ستقوم بها مجموعة من الأشخاص لغرض تحقيق هدف المؤسسة. وظائف وأنشطة المؤسسة تعتمد على الأهداف التي يتعين إنجازها وتوجه نحو تحقيق هذه الأهداف. هذا يستلزم إقامة علاقات سلطة النشاط في المؤسسة.

وبشكل أكثر تحديدًا ، فإن التنظيم كدالة في الإدارة ينطوي على الخطوات التالية:

1. تحديد أنشطة المؤسسة مع مراعاة أهدافها

2. تصنيف هذه الأنشطة إلى مجموعات مناسبة

3. إحالة هذه المجموعات من الأنشطة للأفراد

4. تفويض السلطة وتحديد المسؤولية عن القيام بهذه الواجبات المعينة

5. تنسيق هذه العلاقات سلطة النشاط في جميع أنحاء المنظمة

وبالتالي ، فإن تقسيم العمل بين الناس وتنسيق جهودهم لتحقيق أهداف محددة هي الجوانب الأساسية للتنظيم. لا تنشأ المشاكل المتعلقة بتنظيم العمل إلا عند مشاركة جهود المجموعة. وبالمثل ، تهدف المنظمة دائمًا إلى تحقيق الأهداف ، وعلى هذا النحو ، فهي وسيلة لتحقيق غاية وليست غاية بحد ذاتها. لذلك ، من أجل الحصول على نتائج أفضل ، يجب أن تقوم المنظمات على الحكمة العملية والتطبيق السليم للمبادئ التنظيمية.

3. التوظيف:

تساعد المنظمة ، كإحدى وظائف الإدارة ، المديرين التنفيذيين على إنشاء مناصب ووضع علاقات عملهم مع بعضهم البعض. ومع ذلك ، فإنه من خلال وظيفة التوظيف يتم شغل المناصب المختلفة في الهيكل التنظيمي. وبالتالي ، فإن عملية التوظيف تزود المنظمة بالموظفين الكفوئين والمؤهلين على جميع المستويات.

وبما أن الأداء الناجح من قبل الأفراد يحدد إلى حد كبير نجاح الهيكل ، فمن الضروري أن تولي الإدارة الاهتمام الكافي لمختلف جوانب وظيفة التوظيف. وهو يعني ضمناً أنه يجب على المديرين تقييم متطلبات القوى العاملة للمنظمة بشكل صحيح ، بما يتماشى مع المؤهلات المطلوبة للقيام بواجبات مناسبة وفعالة للوظائف الحالية والممكنة في المنظمة ، ووضع إجراءات اختيار وتعيين مناسبة ، وتطوير مهارات الموظفين من خلال التدريب. وتقييم الخطط ، ووضع خطط مناسبة للتعويض.

التوظيف هو وظيفة مستمرة. توظف مؤسسة جديدة الناس لملء وظائف الموظفين في المنظمة. في قلق دائم ، فإن وفاة / تقاعد الموظفين والتغييرات المتكررة في الأهداف والمنظمة نفسها تجعل التوظيف وظيفة مستمرة للإدارة.

4. الإخراج:

إن مجرد التخطيط والتنظيم والتوظيف ليسا كافيين لضبط المهام. لدى الإدارة خطط منسقة بشكل جيد ، وعلاقات سلطة رسمية محددة ، وموظفين قادرين ، إلا أنه من خلال وظيفة التوجيه ، يكون المدير قادراً على جعل الموظفين ينجزون مهامهم بجعلهم يجمعون جهودهم الفردية مع الاهتمام والأهداف. من المؤسسة.

إنه يدعو إلى تحفيز المرؤوسين بشكل صحيح ، والتواصل معهم ، وقيادتهم. يدفع الدافع ويلهم الموظفين لأداء أفضل ، بينما من خلال القيادة الجيدة ، فإن المدير قادر على جعل مرؤوسيه يعملون بحماس وثقة.

يشمل توجيه المرؤوسين ثلاثة أنشطة أساسية:

1. إصدار الأوامر والتعليمات

2. توجيه واستشارة المرؤوسين في عملهم بهدف تحسين أدائهم

3. الإشراف على عمل المرؤوسين للتأكد من مطابقته للأوامر والتعليمات الصادرة

5. السيطرة:

أثناء التوجيه ، يشرح المدير لمرؤوسيه العمل المتوقع من كل منهم ويساعدهم أيضًا على أداء وظائفهم الخاصة بأفضل ما لديهم من قدرات حتى يمكن تحقيق أهداف المشروع. ولكن حتى في ذلك الوقت ، لا توجد ضمانات بأن العمل سيستمر دائمًا وفقًا للخطة. ومن هذه الاحتمالات من الإجراءات التي تنحرف عن الخطط التي تدعو إلى رصد مستمر للأداء الفعلي بحيث يمكن اتخاذ الخطوات المناسبة لجعلها تتوافق مع الخطط. وبالتالي ، فإن مهمة السيطرة على الإدارة تنطوي على إجبار الأحداث لتتوافق مع الخطط.

فيما يلي الخطوات الهامة التي يجب اتخاذها في هذا الاتجاه:

1. قياس الإنجازات مقابل معايير محددة مسبقاً وتسجيل الانحرافات

2. تحليل واستقصاء أسباب هذه الانحرافات

3. تحديد المسؤولية من حيث الأشخاص المسؤولين عن الانحرافات السلبية

4. تصحيح أداء الموظف بحيث يتم تحقيق أهداف المجموعة من خلال التنفيذ الفعال للخطط الموضوعة لتحقيقها.

وبالتالي فإن التحكم يرتبط ارتباطًا وثيقًا بجانب التخطيط لوظيفة المدير. لكن لا ينبغي النظر إليه على أنه مجرد تشريح من الإنجازات والعروض السابقة. في الواقع ، يجب أن يقترح نظام التحكم الجيد إجراءات تصحيحية حتى لا تتكرر الانحرافات السلبية في المستقبل. يمكن أن يكون مبدأ التغذية الراجعة عند الدمج في نظام التحكم ذو فائدة كبيرة في هذا الاتجاه.

6. التنسيق:

وقد دعت العديد من السلطات ، بما في ذلك هنري فايول ، للتنسيق ، كوظيفة منفصلة للإدارة. ومع ذلك ، فإن التنسيق ، كونه منتشرًا بشكل كبير ويشمل جميع وظائف الإدارة ، يعتبر أكثر جوهرًا إداريًا مهمًا من وظيفة إدارية منفصلة. يعزى التنسيق الضعيف إلى الفشل في أداء جميع وظائف الإدارة المذكورة أعلاه.

التنسيق يتعامل مع تنسيق علاقات العمل والجهود على جميع المستويات لتحقيق بعض الأهداف المشتركة. يمكن وصفها بأنها توحيد وتحقيق الانسجام بين الجهود الفردية لغرض تحقيق أهداف المجموعة. فكرة التنسيق كلها هي تعديل الجهود الفردية وتوفيقها ومزامنتها بحيث تصبح جهود المجموعة أكثر فعالية وتساعد على تحقيق بعض الأهداف المشتركة.

في بعض الأحيان ، يتم الخلط بين التنسيق والتعاون ، مع الأخذ في الاعتبار ، على الرغم من كونه خطأ ، أنه إذا كان هناك تعاون ، فسيتم التنسيق بشكل تلقائي. وعلى الرغم من أن التعاون يساعد على تحقيق التنسيق ، فإنه ليس العامل الوحيد الذي يضمن تحقيق التنسيق بأي حال من الأحوال. يمكن للمرء أن يأخذ مثال مباراة الكريكيت.

بدون جهود منسقة من جانب اللاعبين ، من الصعب على الفريق الفوز بالمباراة. التنسيق ليس عفويًا. يجب التوفيق بين الاختلافات في النهج أو الفهم أو التوقيت أو الاهتمام أو الجهود مع مزامنة الجهود الفردية. أثناء إدارة ، ينسق مدير أعمال مرؤوسيه.

للحصول على نتائج أفضل ، يتم اقتراح الإرشادات التالية:

1. ينبغي النظر إلى التنسيق على أنه مسؤولية كل مدير من أسفل إلى أعلى ، ويجب عليه التأكد من أن كل فرد يجب أن يعرف الأهداف المهيمنة للمشروع ، وكذلك كيف يساهم عمله في تحقيق أهداف القسم.

حتى عندما يكون المشرف قادراً على تحقيق أهداف الإدارة ، يجب أن يدرك أن إنجاز القسم لا يعدو شيئًا ما لم يتم دمجه مع إنجازات الوحدات الأخرى ويساهم في تحقيق الأهداف السائدة للمنظمة. وبالتالي ، يجب على كل مدير فهم وتقدير التسلسل الهرمي للأهداف.

2. تتزامن الجهود الفردية بسهولة أكبر إذا تم تحقيق التنسيق في المراحل المبكرة من التخطيط وصنع السياسات. وبالتالي ، حيث تكون سياسات الإنتاج والتسويق في أغراض متقاطعة ، سيكون التنسيق بين مجموعتي الأنشطة مشكلة خطيرة.

3. يتحقق التنسيق بشكل أفضل من خلال فهم العلاقات بين الأشخاص ، والأفقي بدلاً من العلاقات الرأسية للناس في المنظمة أو عن طريق إصدار أوامر للتنسيق.

4. شرط أساسي آخر هو التواصل الجيد. نتيجة للتغييرات المستمرة في بيئة الأعمال ، يتم تنقيح الخطط والسياسات بشكل متكرر وتقديم التنازلات والتعديلات. إذا لم يتم توصيل المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب ، يصبح من الصعب توحيد الجهود الفردية المبذولة من أجل تحقيق أهداف المؤسسة.