صياغة الإشعارات والرسائل المعممة والدقائق والقرارات

اقرأ هذه المقالة للتعرف على كيفية صياغة الإشعارات والتعاميم والقرارات.

تنويه:

يجب إعلام الأشخاص الذين يحق لهم حضور الاجتماع بوقت الاجتماع ومكانه وتاريخه وعمله في الوقت المناسب.

ويطلق على البلاغ الذي يخبر الأشخاص الذين يحق لهم حضور الاجتماع عن وقت ومكان وتاريخ ومكان انعقاد الاجتماع اسم "الإشعار".

لجعل الاجتماع ساري المفعول ، يجب أن يتم تقديم الإخطار من قبل الشخص المناسب بالوسائل الصحيحة لجميع الأشخاص الذين يحق لهم حضور الاجتماع. عادة ، يتم صياغة الإشعار والإصدار من قبل الأمين بموجب تعليمات مدير الشركة. يجب أن يكون الإشعار ، لكي يكون صحيحًا ، موقّعًا من السلطة المختصة.

يمكن تصنيف متطلبات الاجتماع إلى الفئات التالية:

1. يجب أن يحدد الإشعار التاريخ والوقت ومكان الاجتماع بالضبط.

2. يجب أن يذكر الإشعار طبيعة الأعمال المراد تداولها في الاجتماع. يتم إلحاق جدول كامل للإشعار.

3. يجب تقديم الإشعار إلى جميع الأعضاء الذين يحق لهم حضور الاجتماع.

4. يجب أن يكون الإشعار واضحًا وغير مشروط.

5. يجب إعطاء مدة مناسبة من الإشعار وفقا لقواعد المنظمة.

إشعار أول اجتماع لمجلس إدارة الشركة مع جدول أعمال كامل.

شركة النشر الوطنية الهندية

1 College Street، Calcutta 13

بتاريخ 1 يوليو 1999.

تنويه:

هذا للإبلاغ بأن الاجتماع الأول لمجلس إدارة الشركة سيتم عقده في مكتبه المسجل في 1 College Street، Calcutta 13، يوم الثلاثاء 22 يوليو 1999 في الساعة 3.PM

حضوركم مطلوب.

دي روي

مدير

جدول أعمال:

1. انتخاب الرئيس.

2. اعتماد عقد التأسيس والنظام الأساسي وشهادة التأسيس للشركة.

3. تعيين أول مديرين للشركة.

4. تعيين رئيس مجلس الإدارة.

5. تعيين المدير العام.

6. تعيين السكرتير بأثر رجعي.

7. تعيين المصرفيين من الشركة ومراجعي الحسابات.

8. تحديد موعد اجتماع المجلس التالي.

9. أي عمل آخر.

إشعار لاجتماع الجمعية العامة السنوية لجمعية الائتمان التعاونية Chinsurah

جمعية Chinsurah جمعية الائتمان التعاونية المحدودة

REGD. المكتب: 6 طريق نيتاجي سوبهاس

PO Chinsurah، Dist. Hooghly ، 712103

تنويه

1 يوليو 1992

يشار هنا إلى أن الاجتماع العام السنوي العاشر للجمعية سيعقد في 20 يوليو 1992 في الساعة 3. مساء في المكتب المسجل للأمين في 6 شارع نيتاجي سوبهاس ، تشينسورا ، لممارسة الأعمال التالية.

سن سن

سكرتير

جدول أعمال:

1. لتأكيد إجراءات الاجتماع الأخير.

2. النظر في اعتماد تقرير الأمين.

3. النظر في اعتماد الحسابات المراجعة للسنة المنتهية في 31 مارس 1992.

4. النظر في مسألة إعلان الأرباح.

5. لانتخاب أعضاء مجلس الإدارة.

6 - اعتماد الميزانية للفترة 1992-1993.

7. ترسيخ قوة الاقتراض في الجمعية.

8. النظر في أي أعمال أخرى بإذن من الرئيس.

إشعار اجتماع مجلس الإدارة غير الأول

Roychowdhury كيماويات المحدودة

REGD. مكتب ، 10 طريق Netaji Subhas

كالكوتا 700 001

2 فبراير 1995

إلى

M ..

مدير

عنوان………………

سيدى العزيز،

سيعقد الاجتماع الحادي عشر لمجلس إدارة شركة Roychowdhury Chemicals Ltd. في مكتب الشركة المسجل في 10 طريق Netaji Subhas. كلكتا 700001 ، يوم الاثنين 25 فبراير 1995 في الساعة 3 بعد الظهر

حضوركم مطلوب.

المخلص لك

Tapan Roychowdhury

سكرتير

جدول أعمال:

1. تأكيد محاضر اجتماع مجلس الإدارة العاشر.

2. الموافقة على نقل ملكية الأسهم.

3. إنتاج البيانات المالية وإعلان الأرباح المؤقتة.

4. النظر في فتح فرع جديد في بوبانسوار. -

5. تحديد تاريخ الاجتماع القادم للمجلس.

6. أي عمل آخر بإذن من الرئيس.

إشعار بالاجتماع القانوني لشركة عامة

راج وراج المحدودة

REGD. مكتب ، 2 طريق Netaji Subhas

كالكوتا 700 001

1 فبراير 1998

تنويه

عملاً بالمادة 165 من قانون الشركات لعام 1965 ، يشار إلى أن الاجتماع النظامي للشركة سيعقد في المكتب المسجل للشركة يوم الاثنين 1 مارس 1998 في الساعة 3 مساءً.

مرفق طيه نسخة من التقرير القانوني.

بأمر من المجلس

ب. داس

سكرتير

جدول أعمال:

1. النظر في التقرير القانوني واعتماده.

2. التفتيش على قائمة الأعضاء.

3. مناقشة أي مسألة تتعلق بتشكيل الشركة.

ملحوظة:

يحق لعضو يحق له الحضور والتصويت تعيين وكيل للحضور والتصويت في حالة الاستطلاع فقط بدلا من نفسه والوكيل يجب أن يكون عضوا في الشركة.

مرفق نموذج بالوكالة.

دائري:

كيف يتم صياغة تعميم :

تستخدم الرسائل الدائرية لتوصيل نفس الرسالة إلى عدد كبير من العملاء والموردين. إذا كانت مكتوبة بأسلوب جذاب وبطريقة مثيرة للاهتمام ، فإنها ستكون فعالة في التواصل مع الشركات.

عندما يرغب رجل أعمال في الإعلان عن قضية أو حملة يذهبون لرسائل معممة. من خلال هذه الرسائل يتم تزويد القراء بالحقائق والأرقام الخاصة بالشركة. تهدف الرسائل الدائرية إلى خلق الاهتمام بالمحتويات وبالتالي كسب ثقة القراء.

تستخدم الرسائل المعممة عادة عند فتح فرع جديد ، وتغيير أماكن العمل ، وإدخال مقال جديد ، وتخفيض المبيعات ، والقبول ، والتقاعد ، ووفاة شريك ، وتغيير في تشكيل الشركة.

أثناء صياغة تعميم ، يجب مراعاة النقاط التالية:

1. يجب صياغة الرسالة المعممة بعناية.

2. يجب أن تكون غنية بالمعلومات.

3. يجب أن لا تكون غامضة.

4. يجب أن تكون التعميمات متقنة في النبرة والإرضاء في الشكل.

5. عند صياغة رسالة معممة يجب مراعاة الغرض منها.

6. يجب أن تكون الرسالة المعممة موجزة.

المقاصد:

يتم إصدار خطابات التعميم لأغراض كثيرة.

بشكل عام ، تنقل الرسالة التعميمية الأنواع التالية من المعلومات:

1. إنشاء أو نقل عمل تجاري.

2. افتتاح فرع جديد.

3. تغيير الأماكن.

4. الاستيلاء على الأعمال التجارية أو إغلاق الأعمال.

5. حل أو دمج الأعمال.

6. تعيين أو صرف أو تقاعد موظف مهم.

7. قبول أو وفاة شريك.

8. إصدار أسهم منحة.

9. عرض الأسهم الصحيحة للمساهمين.

صياغة تعميم إعلام العملاء ببيع تخليص كبير من الأسهم قبل وصول مهرجان Puja.

مخازن المدينة العامة

1 سبتمبر 1998

السادة الاعزاء،

عشية مهرجان Puja ، تميل أسعار العديد من المقالات إلى الارتفاع ولكن ليس في متجرنا. لقد خططنا لصفقة بيع كبيرة من مخزوناتنا قبل وصول المهرجان - فقط عندما تريد شراء رخيصة.

الأسعار علامة د

يا بنسبة 50 ٪ أو أكثر لجميع العناصر تقريبا.

عجلوا! العرض مفتوح حتى 20 سبتمبر.

يمكنك الحصول على روبية. 200 بقيمة السلع أو أكثر لمائة فقط!

نرحب بك غداً و يومياً حتى 12 سبتمبر بين الثامنة صباحاً و الثامنة مساءً بدون إغلاق منتصف اليوم للعدادات لتمكنك من اختيار أي وقت مناسب لك.

المخلص لك

ن. مازومدر

مدير

صياغة رسالة دورية إلى العملاء والتجار تعلن عن افتتاح فرع جديد

شركة باتا للأحذية

23 طريق Chowringhee

كالكوتا 700 019

تعميم رقم N / B / 6 15 مارس 1998

السادة الاعزاء

يسرنا أن نعلن عن افتتاح فرعنا الجديد في 10 ، Zonal Central ، Durgapur ، غرب البنغال ، من أجل التعامل مع الطلب المتزايد على منتجاتنا في هذا المجال. السيد س. ب. باتاتشاريا تم تعيين مدير الفرع. وسيبدأ تشغيل الفرع الجديد اعتبارا من 20 آذار / مارس 1998.

بفضل تعاونكم ورعايتكم ، تمكنا من توفير أنواع مختلفة من الأحذية لتلبية أنواع مختلفة من العملاء على مدى السنوات الستين الماضية.

نأمل أن تمد يدك إلى فرعنا الجديد ونؤكد لك اهتمامنا في جميع الأوقات.

المخلص لك

اس ان باسك

مدير المبيعات

صياغة رسالة معممة إلى العملاء والتجار تعلن عن صالة عرض جديدة

خادي غراموديوج المحدودة

37 شارع تشيتارانجان

كالكوتا 700 020

الثاني من يناير 1998

السادة الاعزاء

يسرنا أن نعلن عن افتتاح صالة عرض جديدة لمنتجاتنا في 57 College Street، Calcutta 700013 ، لتلبية الطلب المتزايد من عملاء سنترال كالكوتا. سيتم افتتاح صالة العرض في 1 فبراير 1998.

يعد موقع صالة العرض الجديدة في كوليدج ستريت ممتازًا حيث أنه ملائم جدًا للعملاء المقيمين في منطقة كوليج ستريت وكلكتا الشمالية.

تم تعيين السيد SM Bose ، الذي كان مساعد مدير المبيعات في صالة العرض الرئيسية ، مديرًا لمعرضنا الجديد في فرع College Street.

نأمل أن تتكرموا بتقديم الرعاية نفسها إلى صالة العرض الجديدة الخاصة بنا كلما امتدتم إلى متاجرنا الرئيسية.

المخلص لك

SC باتل

مدير

مشروع تعميم يعلن عن زيادة الأسعار للمنتجات

المؤسسة الشرقية للتجارة

30 طريق نتاجي سوبهاس

كلكتا 700001

التعميم رقم R / P / 98 15 مايو 1998

ايها العملاء ،

نأسف للإبلاغ أنه بسبب ارتفاع تكلفة المواد الخام وزيادة هيكل الأجور ، فإننا مضطرون إلى زيادة سعر منتجنا - مضخة كهربائية - بنسبة 10 ٪ اعتبارا من 1 يونيو 1998. سعر الخصم لعملائنا ومع ذلك ، تبقى هي نفسها.

يندم على الإزعاج الذي يسببه لك. نأمل أن تتمتع بنفس الرعاية كما كنت من قبل.

المخلص لك

SM تاندون

مدير المبيعات

مشروع تعميم يعلن عن تعيين وكيل البيع الوحيد

شركة امباير الكيماوية

20 شارع بازار الصين القديم

كلكتا 700001

التعميم رقم A / 7/98 July 20، 1998

إعادة: تعيين وكيل بيع وحيد

السادة الاعزاء،

يسرنا أن نعلن أن Messers SB Enterprises في 10 بالم أفينيو ، كالكوتا 700019 قد تم تعيين الوكلاء الحصريين لبيع منتجاتنا في بيهار وأوريسا وغرب البنغال. سوف يستعد العملاء لأسهمهم بسعر الكتالوج حسب السعر المعتاد. يُطلب من العملاء التفضل بطلباتهم من خلال الشركات SB.

المخلص لك

SN سينغ

مدير المبيعات

شركة امباير الكيماوية

صياغة التقارير:

التقرير عبارة عن بيان منظم للحقائق عن موضوع معين أعده الكاتب بعد إجراء تحقيق وتحري مناسبين ، مع أو بدون توصيات. يمكن كتابة تقرير من قبل فرد أو لجنة أو مجلس تحقيق.

أنواع التقارير:

قد تكون التقارير من نوعين: عادي و خاص.

التقارير العادية:

يتم إعداد التقارير العادية وتقديمها على فترات محددة في الروتين المعتاد للعمل. وبشكل عام ، فإنها تحتوي على مجرد بيان للحقائق دون أي رأي أو توصية وتسعى فقط لنقل بعض المعلومات حول بعض المسائل ، مثل تقرير المديرين إلى اجتماع الجمعية العامة السنوي. يتم ذكر الحقائق عادة حسب التسلسل الزمني أو الموضوع.

تقرير خاص:

يتم إعداد تقرير خاص من قبل الفرد أو من قبل لجنة ويقدم إلى الهيئة العليا التي تتطلب ذلك. يحتوي على توصيات الكاتب أو الكتاب المدعومة بالحقائق التي تستند إليها التوصيات.

قد تكون التقارير رسمية وغير رسمية. يتم إعداد تقرير رسمي وفقًا لمتطلبات المكتب أو الشركة. وعادة ما يتبع شكل محدد والإجراء المتبع.

أما التقرير غير الرسمي ، من الناحية الأخرى ، فهو تقرير لا يتبع أي شكل أو إجراء محدد. عادة ما تكون مكتوبة في شكل رسالة شخصية ، دون أي إجراء رسمي ينطوي عليها.

التقارير الرسمية للشركة هي من نوعين - تقارير قانونية وتقارير غير قانونية.

التقارير النظامية هي التقارير التي يجب إعدادها وتقديمها وفقًا لإجراءات يحددها القانون. تتضمن التقارير النظامية تقرير مجلس الإدارة إلى اجتماع الجمعية العمومية السنوية ، والعائدات السنوية ، وتقرير مراجعي الحسابات ، وتقارير السكرتير ، الخ.

التقارير غير النظامية هي تلك التقارير غير المطلوبة بموجب أحكام أي قانون ولكنها على استعداد لمساعدة أعضاء مجلس الإدارة للوصول إلى قرارات صائبة من أجل الإدارة الفعالة للمشروع. يتم إعداد هذه التقارير من قبل السكرتير أو من قبل المديرين أنفسهم ليقدموا للمساهمين أو أصحاب العمل أو اللجان.

في حالة المنظمات بخلاف الشركات ، قد تكون هناك أنواع مختلفة من التقارير ، مثل تقارير أمناء المنظمات المختلفة ، وتقارير الصحف عن الأحداث اليومية ، وتقارير اللجان الدائمة لمختلف الجمعيات وغيرها.

تقارير الامتياز:

قد تحتوي تقارير الاجتماعات أحيانًا على عبارات قد يعتبرها بعض الأشخاص تشهيرًا. تماما مثل الخطب التي ألقاها الأفراد ، فقد تم منح بعض التقارير "امتياز" من قبل القانون أي يدعي أنه محصن من المسؤولية إلى التشهير أو القذف.

تقارير الإجراءات في محكمة قانونية ، تقارير أعمال البرلمان ، تقارير الصحف الخاصة بالاجتماعات العامة تتمتع "بامتياز مؤهل" ، أي أنها تتمتع بالامتيازات شريطة أن تكون التقارير عادلة ودقيقة.

إعداد التقارير:

كما سبق ذكره ، فإن التقرير عبارة عن بيان منظم للحقائق يؤدي إلى بعض الاستنتاج مع أو بدون توصيات الكاتب. الهدف الرئيسي للتقرير هو مساعدة المتلقي في معرفة الحقائق المتعلقة بموضوع معين والوصول إلى بعض القرارات. يجب أن يكون التقرير واضحا وموجزا وواقعيا ويجب أن يتم إعداده في شكل معترف به.

ومع ذلك ، يصعب تحديد مجموعة قواعد دقيقة يجب أن تتوافق معها جميع التقارير. في حالة التقارير النظامية ينص القانون على ذلك. وفي حالات أخرى ، تختلف طبيعة التقرير وطوله وأسلوبه باختلاف طبيعة الطلب.

يجب إعداد كل تقرير بطريقة يسهل على القارئ فهم النقاط. الأجزاء الرئيسية للتقرير هي العنوان أو العنوان والتاريخ والعنوان والهيئة والتحية والإغلاق والتوقيع. ينبغي تقسيم نص التقرير إلى فقرات يتناول كل منها موضوعًا معينًا. عادة ما يكتب التقرير في شكل شخصي وفي الشخص الأول.

يتم الاحتفاظ بالنموذج والترتيب التالي في كل تقرير:

1. العنوان أو العنوان:

يجب أن يحتوي كل تقرير على العنوان أو العنوان. مكتوب على صفحة العنوان أو صفحة الغلاف.

2. العنوان:

اسم الشخص أو الهيئة العليا التي يجب تقديم التقرير إليها.

3. المحتويات:

إنها قائمة من الفصول الواردة في تقرير. يتم إعطاء عنوان كل موضوع. قد يحتوي أيضًا على قائمة مرفقات.

4. نص التقرير:

هذا هو الجزء الرئيسي من التقرير.

يجب تقسيم نص التقرير إلى الأجزاء التالية:

1 المقدمة:

وهي تتألف من الاختصاصات وموضوع الدراسة. هنا يحلل الكاتب المشكلة التي تواجهه في ضوء الاختصاصات.

2. النتائج:

في هذا الجزء يقدم الكاتب الحقائق والبيانات التي يجمعها ويضيف تعليقاته أو آرائه.

3. الخلاصة والتوصية:

في هذا الجزء الختامي من التقرير ، يصل الكاتب إلى استنتاجات معينة على أساس البيانات والحقائق. ثم يقدم بعض المقترحات المحددة الخاصة به. عندما يتم إعداد التقرير من قبل لجنة لعرضها على هيئة عامة لاعتمادها ، ينبغي تقديم التوصيات في شكل "الاقتراحات" أو "القرارات".

4. المرجع والبكليوغرافيا:

يجب أن يحتوي التقرير على قائمة المراجع والببليوغرافيا بعد الفهرس مباشرة حتى يتمكن القارئ من فهم مصادر المعلومات.

5. الفهرس:

في حال كان التقرير مطولًا ، يتم إضافة فهرس محتويات التقارير بعد الببليوغرافيا.

6. ملخص:

عندما يكون التقرير طويلاً ، يتم إلحاق ملخص بالنتائج والتوصيات الواردة في التقرير.

7. التوقيع:

يجب تأريخ وتوقيع كل تقرير من قبل الشخص أو اللجنة التي تقدمه. إذا كان التقرير بالإجماع ، فإن توقيع الرئيس سوف يفعل. إذا لم يكن التقرير بالإجماع ، يجب تقديم تقرير منفصل للأقليات مع ملاحظات المعارضة مع تقرير الأغلبية.

المبادئ التوجيهية لكتابة التقارير :

لا يمكن وضع قواعد صارمة وسريعة فيما يتعلق بكتابة التقارير. يمكن اعتماد أي لغة أو أسلوب في كتابة التقارير طالما أنها تخدم الغرض الرئيسي الذي يتم كتابة التقرير من أجله.

ومع ذلك ، يمكن وضع بعض المبادئ العامة التي ستساعد كاتب التقرير:

1. يجب أن تكون اللغة بسيطة وواضحة. يجب استخدام الجمل القصيرة والبسيطة قدر الإمكان.

2. ينبغي تجنب البيانات السلبية قدر الإمكان.

3. يجب كتابة التقرير بشكل أفضل في صيغة السرد.

4. يجب أن تكون البيانات المستخدمة لدعم الاستنتاج دقيقة وموثوقة.

5. لا ينبغي استخدام هذا المصطلح الفني الذي لم يفهم من قبل الناس الذين كتب التقرير.

6. ينبغي أن يكون التقرير موجزا قدر الإمكان. ينبغي تجنب التكرار.

صياغة تقرير لتقديمه إلى مجلس إدارة شركة حول الرغبة أو غير ذلك من توحيد الأثاث المكتبي والأشكال والقرطاسية.

جلادستون للصناعات الهندسية المحدودة.

قسم السكرتارية

30 شارع سارات بوز

كالكوتا 700 026

2 أكتوبر 1996

إلى

The Chariman

مجموعة مخرجين

جلادستون للصناعات الهندسية المحدودة.

كلكتا 700026

سيدي المحترم

حسب رغبتك ، أجريت دراسة حول الفوائد التي يمكن أن نستمدها من توحيد الأثاث المكتبي والأشكال والقرطاسية في مكتبنا. لقد قمت بزيارة عدد من المكاتب الحديثة في المدينة التي يمارس فيها مثل هذا التوحيد ، ولاحظت العديد من المزايا التي استرعي انتباهكم إليها:

1. توحيد أثاث المكاتب سيوفر مساحة إلى حد كبير. يمكن أن يتم استبدال بسهولة وبسرعة. تكلفة هذا الأثاث ليست عالية.

2. توحيد النماذج أمر ضروري لأنه يساعد الموظفين على القيام بالعمل بسرعة. سوف يعتادون على العمل في شكل معياري خاص.

3. توحيد القرطاسية يزيد أيضا من كفاءة الموظفين. يمكن للموظف المعتمد على نوع معين من الآلات الحسابية أن يقدم خدمة أفضل في وقت أقل إذا كان دائمًا يحصل على نفس النوع من الماكينة.

وبالنظر إلى الحقائق المذكورة أعلاه ، أقترح أنه من مصلحتنا أن نقدم توحيد الأثاث المكتبي والأشكال والقرطاسية في أقرب وقت ممكن.

أسعى للحصول على موافقة مجلس الإدارة في أسرع وقت ممكن.

المخلص لك

إيه كيه جوش

سكرتير

صياغة تقرير لتقديمه إلى مجلس الإدارة حول الاتجاه الأخير في المبيعات والحاجة الفورية لحملة إعلانية.

إلى

المديرين

بهارات للكيماويات المحدودة

كلكتا 700001

1 سبتمبر 1997

السادة الاعزاء

وكما هو مطلوب منك ، فقد أجريت تحقيقًا شاملاً حول أسباب الانخفاض الأخير في المبيعات ونرغب في تقديم التقرير على النحو الوارد أدناه. مقارنة بين مبيعات الربعين من العام الماضي مع تلك المقابلة من العام الحالي يكشف أن المبيعات قد انخفضت بنسبة 20 جهاز كمبيوتر

وهذا أمر محبط بشكل خاص لأن جودة منتجاتنا تحسنت خلال الفترة المشمولة بالتقرير.

حددت تحقيقاتي أسباب مثل هذه الحالة. السبب الأهم هو المنافسة المتزايدة في السوق من عدة شركات منافسة. لقد كان هذا مسؤولًا بشكل رئيسي عن انخفاض مبيعاتنا.

على الرغم من أن منتجاتنا تتمتع بحسن نية في السوق وقد تحسنت جودة منتجاتنا ، إلا أن التجار يجدون صعوبة في الدفع ببيع منتجاتنا بسبب العلامات التجارية الرخيصة التي تقدمها الشركات المنافسة.

علاوة على ذلك ، حاولت بعض الشركات المنافسة الترويج لمنتجاتها وزيادة مبيعاتها من خلال تقديم هدايا جذابة للمشترين. وقد أدى التأثير المشترك لهذه التحركات إلى انخفاض مبيعاتنا.

لقد حان الوقت لأن نتبنى استراتيجية مناسبة لمواجهة تحدي منافسينا. أوصي بشدة بأن يتم اعتماد حملة إعلانية جيدة التخطيط على الفور لتسليط الضوء على تفوق منتجاتنا.

على الرغم من أن تكلفة هذه الحملة الإعلانية قد تكون عالية ، إلا أنني على يقين من أن النتائج ستكون أكثر من مجرد تبرير مدى استصواب هذه النفقات.

المخلص لك

SN شاترجي

سكرتير

صياغة تقرير لتقديمه إلى مجلس إدارة الشركة لمعرفة سبب الانخفاض الحاد في إنتاج الشركة واقتراح التدابير العلاجية.

شركة ديباك الهندسية المحدودة

1 شارع مجلس النواب

كلكتا 700001

10 يوليو 1998

إلى

رئيس مجلس الاداره

مجموعة مخرجين

شركة ديباك الهندسية المحدودة

1 شارع مجلس النواب

كلكتا 700001

السيد المحترم،

طبقًا لتعليماتك ، قمت بإجراء تحقيق شامل في أسباب الهبوط الحاد في إنتاج الشركة ، وأرجو منك تقديم تقرير كما يلي:

في إطار استفساري وجدت عدم انتظام ملحوظ فيما يتعلق بحضور العمال. أصبح الحضور المتأخر عادة تقريبًا مع معظم العمال. هذا عدم انتظام الحضور يرجع بشكل رئيسي إلى التباطؤ من جانب مدير الإنتاج الذي لم يتخذ خطوات جادة لإنفاذ قواعد الحضور. وكانت النتيجة تدهورًا عامًا في معايير الكفاءة وانخفاض الإنتاج.

أقترح أنه ينبغي أن يكون هناك مكتب وقت حيث ينبغي على جميع العمال ، قبل أن ينضموا إلى واجباتهم ، أن يثقبوا بطاقة الحضور الخاصة بهم التي تبين وقت وصولهم. يجب على مدير الإنتاج مراقبة وصول العمال وعدم السماح لأي من الراغبين في دخول المصنع.

فيما يتعلق بكفاءة إدارة الإنتاج ، وجدت أن هناك نقص في التنسيق بين إدارة الإنتاج ، إدارة المشتريات وإدارة المخازن. وكانت النتيجة أن المواد الخام المطلوبة لم يتم العثور عليها في الوقت المناسب وبالتالي يعاني الإنتاج. يجب أن ينشأ التنسيق المناسب بين هذه الأقسام حتى لا يعاني الإنتاج من نقص المواد الخام.

ومن الحقائق المهمة الأخرى التي تكمن في انخفاض الإنتاج ، أن معظم المراقبين المعينين خلال السنوات الأربع الماضية لا يتمتعون بخبرة كافية تمكنهم من توجيه العمال. أقترح أنه ينبغي استبدالهم بأفراد ذوي خبرة ، ويجب إعطاء المعاونين الحاليين واجبات أقل أهمية.

آمل أن يساعد استفساري والإجراءات العلاجية المقترحة مجلس الإدارة على اتخاذ القرار الصحيح في هذا الشأن.

صياغة تقرير إلى المدير حول إثارة الموظفين لتعزيز بدلهم ، ولتوفير سعر تيفين بسعر مدعوم ، وللاستراحة في محطة تلة.

شركة البنغال للسيارات المحدودة

4 طريق Chowringhee

كالكوتا 700 020

8 نوفمبر 1992

إلى

رئيس مجلس الاداره

شركة البنغال للسيارات المحدودة

كلكتا

وفقًا لتعليماتك ، أجريت مناقشة مع قادة النقابات خلال العامين الأخيرين ارتفع مستوى السعر بمقدار 50 جهازًا ، لكن DA بقيت على حالها. لقد جمعت إحصائيات من شركات مماثلة في المناطق المجاورة ووجدت أن DA أقل بـ 30 قطعة من الشركات المماثلة الأخرى. لذلك يمكن النظر في الطلب من الموظفين لارتفاع 30 جهاز كمبيوتر في معدل DA.

يقوم الموظفون بالتحريض على تيفين بمعدلات مدعومة. وبالنظر إلى صحة العمال فمن المستحسن أن يأخذوا ما يكفي من التيفين خلال ساعات الطيفين. كمية صغيرة من الدعم من إعادة. قد يتم منح 1 لكل عامل في اليوم ، كنفقات رعاية.

إن الطلب على الاستراحة في إحدى محطات التلال ليس كبيرًا ، لذا يمكن تناوله بعد أربعة أشهر إذا نشأ مرة أخرى.

أرجو منكم إخباري بقرار مجلس الإدارة في وقت مبكر حتى يتمكن 1 من بدء التفاوض مع اتحاد العمال.

المخلص لك

SN موليك

سكرتير

الدقائق والقرارات:

الدقائق هي السجلات الرسمية لوقائع الاجتماع. يتم التعامل مع الدقائق التي تمت الموافقة عليها وتوقيعها كدليل في المحكمة. بالنسبة لشركات المساهمة ، يلزم الإبقاء على إجراءات كل اجتماع عام واجتماع مجلس ولجان. الهدف الرئيسي من محاضر الكتابة هو تسجيل ما تم حلّه أو تقريره بشكل رسمي.

إن كتابة المحاضر تقع على عاتق السكرتير. خلال الاجتماع يجب أن يأخذ ملاحظات موجزة عن الإجراءات. يجب الإشارة بعناية إلى كل نقطة مهمة. بعد الاجتماع ، يجب كتابة الدقائق في دفتر الدقيقة من الملاحظات. يجب ترقيم جميع صفحات كتاب الدقيقة على التوالي ، وبعد التأكيد ، يجب توقيع كل صفحة من قبل رئيس مجلس الإدارة.

وينبغي أن يوضع في الاعتبار أن المحضر لا يمثل محاضر حرفية للإجراءات. في دقائق الصياغة ، ليس من الضروري تسجيل المناقشات التي تؤدي إلى حل. يجب أن تكون الدقائق موجزة وواقعية ودقيقة. بقدر الإمكان ، يجب تسجيل العبارات الدقيقة للقرارات.

يجب أن يسجل المحضر الأعمال بالترتيب التالي:

1. يجب ذكر طبيعة كل اجتماع.

2. يجب ذكر تاريخ ووقت ومكان انعقاد الاجتماع.

3. يجب ذكر أسماء رئيس الجلسة وأعضاء الحضور والسكرتير.

4. يتم قراءة محاضر الاجتماع الأخير وتأكيدها وتوقيعها من قبل الرئيس.

5. يتم ترقيم كل بند في المحضر مع عنوان موجز.

6. يجب أن تكون الدقائق غير شخصية. يتم استخدام الكلام المعلن والصوت السلبي في دقائق مكتوبة.

7. أسماء الغائبين والاعتذارات عن الغياب المتلقاة.

8. القرارات المعتمدة بأسماء المحولين والعارضين وطريقة التصويت والنتائج.

9- عادة ما يتم عرض المسودة الأولية لمحضر الاجتماع على الرئيس ، وعند الموافقة عليه ، يتم إعداد المسودة النهائية.

دقائق العينة:

دقائق من جميع رابطة مدرسي كلية البنغال

عقد الاجتماع العام السنوي العاشر لجمعية معلمي كلية البنغال في قاعة معهد الجامعة في الثاني من مايو عام 1988 في الساعة الثانية ظهرا

كرسي:

أخذ الرئيس الدكتور SK روي.

الدقائق:

تمت قراءة محاضر الاجتماع السنوي للجمعية العمومية الذي عقد في 4 أبريل 1987 وتمت الموافقة عليه وتوقيعه.

تقرير سنوي:

تلا الأمين تقريره الذي قدم مسحًا موجزًا عن عمل هذا العام. تم نقل التقرير من قبل الدكتور س. غوش ، أعاره م. بانيرجي وحمل بالإجماع.

بيان الحسابات والتقرير السنوي لأمين الخزانة:

قدم أمين الخزانة تقريره مع بيان الدخل والمصروفات للسنة قيد الاستعراض. تلا التقرير أمين الخزانة الذي نقله الأمين وأعاره الدكتور سن سن وحمل بالإجماع.

انتخاب حاملي المكتب للفترة 1988-1989:

تم فيما يلي اقتراح وإعارة وانتخاب مناصب مناصب رسمية للعامين من 1988 إلى 1989:

الرئيس د. PK روي

اقترحه البروفيسور إس. أنس Bose وأعاره BK Kundu. الأمين د. SN Bhowmick

اقترحه الدكتور RK سين وأيده الأستاذ P. Sengupta. مساعد. الأمين د. آر كيه ميترا

اقترحه الدكتور. UK Mullick وأعاره الأستاذ J. Jarkel.

أمين الصندوق، الدكتور. اس ان باسك

اقترحه الدكتور كورب دهار وأعاره الدكتور س.

انتخاب اللجنة التنفيذية للفترة 1988-1898:

تم اقتراح ما يلي على النحو الواجب وانتخابه وانتخابه كأعضاء في اللجنة التنفيذية للسنة 1988-89: 1. د. س. بساك ، 2. د. ب. بوز ، 3. د. س. ناندي ، 4. البروفيسور إس. كيه. تشاكرابارتي 5. البروفيسور د. ك. روي ، د. ر. غوشال ، 7. د.

تعيين مراجع الحسابات:

تم تعيين تعيين Sri Kamal Ghosh ، CA ، كمراجع حسابات للفترة 1988-1989 من قبل الدكتور SK Biswas ، الذي أعاره الدكتور TK Bose وحمل بالإجماع.

قواعد لمزايا المعلمين LTC - تعيين اللجنة الفرعية:

أن يتم تعيين لجنة فرعية تضم ثلاثة أعضاء ومع سكرتير كمنظم لصياغة خطة استحقاق LTC إلى الحكومة. من ولاية البنغال.

وقد أيد القرار د. س. داس ، والدكتور ت. ك. غوش والدكتور س. شاكرابورتي وحمل بالإجماع.

وقد تم تعيين اللجنة الفرعية التالية وتم توجيهها لتقديم مشروع المخطط بحلول 30 يونيو.

الدكتور BK Basu ، الدكتور TK Sen ، البروفيسور D. Sinha Secretary (منظم).

تصويت الشكر:

وقد اقترح البروفسور SP Ganguly تصويت الشكر للرئيس ، وأيده الدكتور SK Nandi وحمل بالإجماع. SN مايترا (الرئيس)

محضر اجتماع مجلس الإدارة الأول لشركة عامة

كلكتا الحرير التصنيع Co.Ltd.

Regd.Office 2 Rabindra Sarani

كالكوتا 700 0009

تم عقد محضر اجتماع المجلس الأول للشركة في المكتب المسجل في 2 Rabindra Sarani، Calcutta 700001، the 3 ^rd January at 3. PM

الرئيس: السيد BK Sethi في مقعد الرئاسة

السيد س. دالميا ، مدير

السيد BK Grewal ، المدير

السيد DS كوتاري ، المدير

السيد س. ك. غوش ، المدير

الدقائق والحل :

1. رئيس الاجتماع:

تم انتخاب السيد BK Sethi لمنصب الرئيس.

2. عقد التأسيس والنظام الأساسي وشهادة التأسيس:

تم إصدار واعتماد عقد التأسيس والنظام الأساسي وشهادة التأسيس غير المدرجة في 10.11.97.

3. المدراء الأولون :

وسُجل ذلك السيد BK Sethi والسيد SN Dalmia والسيد BK Grewal والسيد DS Kothari والسيد SK

وقد تم تسمية غوش في النظام الأساسي للشركة وعين أول مديري الشركة وتم وضع البيانات القانونية من المديرين وتلاها.

4. رئيس مجلس الإدارة:

تقرر تعيين السيد BK Sethi وتعيينه بموجبه رئيسًا لمجلس الإدارة.

5. تعيين المدير العام:

تقرر تعيين السيد SK Ghosh في منصب المدير الإداري للشركة والحصول على الموافقة اللازمة من الحكومة المركزية.

6. تعيين السكرتير:

تم تعيين السيد س. جانجولي سكرتير الشركة بأثر رجعي.

7. تعيين المصرفيين:

تقرر بموجبه تعيين بنك الهند الوطني ، فرع رابيندرا ساراني ، لمصرفي الشركة والمديرين المفوضين لتشغيل الحساب المصرفي بشكل مشترك من قبل أي اثنين منهم.

8. الموافقة على مشروع نشرة الإصدار:

قام المحامون بوضع مسودة نشرة الإصدار التي تمت الموافقة عليها.

9. ختم المشترك:

اعتمد المشترك ختم الشركة.

10. النصاب القانوني:

تقرر أن يكون النصاب القانوني لاجتماع المجلس ثلاثة.

11. اجتماع مجلس الإدارة التالي:

تم تحديد اجتماع مجلس الإدارة التالي في 4 مارس 1998 ، الساعة 3 مساءً

12. تصويت الشكر:

انتهى الاجتماع بشكر الرئيس.

كلكتا 3 يناير 1998 BK Sethi (الرئيس)

محضر الاجتماع النظامي لشركة عامة

شركة بلومفيلد تي المحدودة

تم عقد محضر اجتماع الإجتماع التنظيمي للشركة في مكتبها المسجل في 4 حقيبة BBD ، كالكوتا 700001 يوم الثلاثاء ، 24 مارس 19.99 في الساعة 3. مساء

الحاضر: السيد س. أغاروالا ، شاريمان

BK سيثي (الرئيس)

السيد بكوم سوماني ، المدير

السيد ت. ك. غوش ، المدير

السيد DK Bhowmick ، المدير

و 100 عضو آخر تظهر أسماؤهم في سجل الحضور.

الدقائق والقرارات:

1. الرئيس :

تولى السيد س. أغروالا ، رئيس مجلس الإدارة ، رئاسة الجلسة.

2. تقرير قانوني:

التقرير القانوني بتاريخ 20.2.99 ، والذي تم تعميم نسخ منه على الأعضاء ، تم قراءته. تناول الرئيس الأسئلة التي طرحها الأعضاء. بناء على اقتراح الرئيس وأعاره السيد ت. ك. غوش ، تم الاتفاق على الموافقة على التقرير القانوني.

3. تصويت الشكر:

شكر الرئيس الأعضاء وأعلن اختتام الاجتماع.

بتاريخ 24 مارس 1999 س. أجاروالا (رئيساً)

محضر الاجتماع العام السنوي للنادي

نادي كلكتا

REGD. المكتب: 1 Chowringhee Road

كالكوتا 700 020

[مسجل تحت قانون تسجيل الجمعيات ، 1961 ،

رقم التسجيل….]

محضر وقائع الاجتماع العام السنوي السادس للنادي الذي عقد في المكتب المسجل للنادي في 1 Chowringhee Rd. كالكوتا 700020 يوم السبت 1 مارس 1998 الساعة 5 مساءً

الحاضر: السيد س. س. بيسواس ، الرئيس

السيد KK Sengupta ، عضو ، لجنة الإدارة

السيد BK Chakraborty ، عضو ، لجنة الإدارة

السيد س. م. خيطان ، عضو ، اللجنة الإدارية

السيد DK Dutta ، الأمين العام الفخري

و 50 عضوًا آخر تظهر أسماؤهم في ورقة مرفقة.

الدقائق والقرارات :

1. الرئيس:

تولى السيد س.س. بيسواس ، رئيس النادي ، رئاسة الجلسة.

2. تأكيد المحضر:

تم التأكيد على محضر الاجتماع العام السنوي الخامس للنادي الذي عقد في 1 مارس 1997 والاجتماع العام الذي عقد في 20 مايو 1997.

3. تقرير السكرتير:

وضع الأمين التقرير السنوي السنوي الذي تمت مناقشته واعتماده بالإجماع.

4. الحسابات المراجعة:

تم حلها ، وأن يتم اعتماد الحسابات المراجعة والميزانية العمومية وتقرير مدقق الحسابات للسنة المنتهية في 31/12/1997.

5. الميزانية:

تم تعيين الميزانية السنوية للسنة المنتهية في 31 ديسمبر 1997 من قبل السكرتير وتم اعتمادها.

6. انتخاب أعضاء لجنة الإدارة:

وقد تقرر أن يتم انتخاب السيد س. ب. بيسواس رئيساً ، والسيد ن. سانيال ، ونائب الرئيس ، والسيد د. ك. دوتا ، والأمين العام الفخري ، والسيد س. ماهانتا ، وأمين الخزانة ، والسيد د. ك. كوندو ، والسيد ر. غوسوامي. وانتخب السيد داس أعضاء في لجنة الإدارة للسنة بالإجماع.

7. تعيين اللجنة الفرعية:

بناء على اقتراح السيد SN Mitra ، وهو نفس الشيء الذي أعاره السيد UK Mullik ، فقد تقرر أن يتم تفويض الرئيس بتعيين اللجان الفرعية الثقافية.

8. تعيين مراجعي الحسابات:

تم حل السيد كمال غوش ، كاليفورنيا ، وتعيين مدقق الحسابات هذا النادي على مكافأة روبية. 800 سنويا.

9. تصويت الشكر:

انتهى الاجتماع بشكر الرئيس.

DK Dutta SK Biswas

الأمين العام الفخري

1.3.1998 1.3.1998

محضر اجتماع البلدية

بلدية Hooghly-Chinsurah

Pipulpati ، Hooghly ، بنغال الغربية

محضر الاجتماع العادي لمفوضي بلدية بلدية هوغلي - شينسوره المنعقدة في قاعة البلدية يوم الاثنين ، 2 مارس 1998 ، الساعة 4:00 مساءً

الحاضر: سري سمير سن ، رئيس مجلس الإدارة

سري تارون جوش ، مفوض

سريماتي تشاندانا بوس ، مفوض

سري RK راكشيت ، المفوض

Sri GC Mullik، Secretary

و 25 مفوضا آخرين تظهر أسماؤهم في سجل الحضور.

الدقائق والقرارات:

1. محاضر الاجتماع الأخير:

محضر الاجتماع العادي الأخير لل

تم تأكيد بلدية عقدت في 2.2.1998.

2. تقارير الإدارة الشهرية:

تمت الموافقة على التقارير الشهرية لمختلف دوائر البلدية.

3. توصيات لجنة المالية الدائمة:

ناقش الاجتماع توصيات لجنة المالية الدائمة وأجمع بالإجماع على تبني التوصية.

4. بناء الطرق:

تم الاتفاق على أن يتم تنفيذ الاقتراح لربط الطريق pucca في مجال مستعمرة رابيندرا ناجار على الفور.

5. تصويت الشكر:

وانتهى الاجتماع بتصويت حار بفضل الرئيس.

5 مارس 1998 سمير سن

رئيس

محضر اجتماع جرام بانشايات

بولبا غرام بانشايات

Polba، Hooghly، West Bengal Panchayat

محضر الاجتماع العادي لأعضاء Polba Gram Panchayat الذي عقد يوم الاثنين ، 10th

غرام أبريل 1998 4 مساءً في مكتب جرام بانشايات.

الحاضر: سري رامبراكاس بيرا ، برادهان

سري مانيندرا ناث ، عضو

سميت بينا غوش ، عضو

سري كريشنا ساها ، سكرتير

الدقائق والقرارات

1. محاضر الاجتماع الأخير:

تم تأكيد محضر الاجتماع العادي الأخير الذي عقد على 5.3.98.

2. فواتير المنح في المساعدة:

تمت الموافقة على فواتير المنح في تقديمها.

3. بناء طريق بوكا في سوكانتا ساراك:

ناقش الأعضاء ضرورة بناء طريق بوكا في سوكانتا سارك واعتبروا الطلب من قبل الناس. تم حلها باتخاذ الخطوات اللازمة في ما يتعلق قبل بوجاس المقبلة.

4. إنشاء مدرسة ابتدائية في مستعمرة نيتاجي:

تم الاتفاق على إنشاء مدرسة ابتدائية لتعليم الأطفال المحليين وطلب من الأمين اتخاذ الخطوات اللازمة لإنشاء مدرسة على الفور.

5. تصويت الشكر:

انتهى الاجتماع بشكر الرئيس.

و 12 أبريل 1998 Ramprakash بيرا

برادان

محاضر الاجتماع العام السنوي للجمعية التعاونية

عقد محضر الاجتماع العام السنوي العاشر لجمعية هوجلي التعاونية في مكتبها المسجل في شارع تشاك بازار ، هوغلي ، يوم الثلاثاء ، 4 مارس 1998 ، الساعة 3 مساءً.

الحاضر: سري دي كيه سانيال

سري RK سين

دكتور اس اس باساك

سري ايه كيه جوش

سري AB AB Mullick

Sri PN Sil

سري دي كي سور

Srimati Puspa Dhar

Sri GK Mahato

سري دي كيه موداك

الدقائق والقرارات:

1. الرئيس:

تولى سري دي كيه سانيال ، رئيس اللجنة الإدارية الرئاسة.

2. تأكيد المحضر:

وتمت قراءة وتأكيد محاضر الاجتماع العام السنوي التاسع الذي عقد في 1 آذار / مارس 1997.

3. التقارير والحسابات السنوية :

تم حل "حساب الإيرادات والمصروفات للسنة المنتهية في 31/12/1997 ، الميزانية العمومية في ذلك التاريخ ، تقرير مراجعي الحسابات ، واعتمد بموجبه. القرار كما اقترحه الدكتور SN باساك وأعاره سري PN سيل وتم إقراره بالإجماع.

4. الأرباح:

تم الاتفاق على أنه تم الإعلان عن توزيع الأرباح بنسبة 12٪ على أسهم المجتمع وفقًا لما أوصت به اللجنة الإدارية.

5. انتخاب الأعضاء:

بناء على اقتراح من سري AK AK Ghosh وإعارتها من قبل Sri DK Sur ، تم حل سري DK Modak ، وكن هنا ، وانتخب عضوا في لجنة الإدارة بالإجماع.

6. الميزانية:

ووضعت ميزانية السنة المنتهية في 31/12/97 قبل الاجتماع واعتمدت بالإجماع.

7. صوت الشكر:

انتهى الاجتماع بتصويت شكر للرئيس.

PN Sil

1998/07/03

دي كيه سانيال

رئيس