عملية التخطيط الفعال (10 أساسيات)
الغرض الأساسي من التخطيط التسويقي هو زيادة الفعالية الإدارية. "تخطيط التسويق يدور حول أهم إجراءات الإدارة" كما وصفها البروفيسور ديفيد جي. راتشمان من جامعة سيتي في نيويورك.
إن التخطيط ليس أكثر من نهج رسمي أو منهجي للإدارة للنظر في البدائل والخيارات الممكنة التي تواجهها. في السنوات الأخيرة ، أصبح التخطيط أكثر رسمية وإجراء راسخ. يجب أن يتمتع إجراء التخطيط الذي يوفر تقنية بالخصائص التالية.
وقد تم تقديمها من قبل السيد إدوارد ج. جرين ، والرئيس ، و Planning Dynamics Incorporation ، وبيتسبيرج ، بنسلفانيا ، الولايات المتحدة الأمريكية:
1. إنها بسيطة:
يجب أن تكون عملية التخطيط أو الإجراء المخطط لها بسيطة. يجب على الشركة تطوير أبسط عملية تستجيب لمتطلبات الشركة. يعمل البرنامج المخطط ، فقط المدير المتوسط قادر على استخدامه على الرغم من ضغوط العمل اليومي وغياب التدريب المكثف. من الخطأ الاعتقاد بأن حبة دواء من السكر تعطي نتائج فورية.
في الواقع ، أصبح التخطيط الحديث معقدًا وتنافسيًا ، ولكنه ضروري للحفاظ على عملية التخطيط بسيطة. ومع ذلك ، يجب أن لا يخلط البساط في عملية إنتاج النتائج.
2. إنها عملية:
من المتوقع أن تكون عملية التخطيط عملية. يتم تحديد أي عملية تخطيط على أنها عملية عندما يشعر كل مدير بالاستفادة من المشاركة في البرنامج. إذا كان من المرجح أن يستفيد فقط من الرؤساء وكبار المديرين في المستويات العليا ، فإن الصغار يمدون امتعاض المترددين في كثير من الأحيان ويتبعهم الاستياء غير المرغوب فيه.
ولذلك ، فإنه أمر لا بد منه ، وجعل عملية التخطيط ، عملي. لجعل التخطيط مفيدًا حتى بالنسبة للمدير المتوسط ، يقوم مدير التسويق بتطوير عملية عملية ويجب أن يوفر معلومات أساسية والتدريب والمساعدة الفنية.
3. إنه انتقائي وتكيفي:
يجب أن تكون عملية التخطيط انتقائية وقابلة للتكيف بحيث يتم تغطية جميع المديرين. لا ينبغي لمثل هذا الاستحقاق للمشاركة أن يجبر المشاركين على استخدامه أكثر مما يحتاجه بشكل خاص في منطقته بحيث يتم تنسيق وتوحيد مجالات مختلفة من التخطيط لكل مدير.
4. إنها مرنة:
يجب أن تكون عملية التخطيط مرنة للغاية بحيث يكون من الممكن تغيير أي جزء من التخطيط بسهولة بأقل تكلفة ، إذا حدث أي شيء يستدعي حدوث تغيير. ومع ذلك ، وبأسم التغيير ، توفر الخطط وعملية التخطيط هذا الحد الأدنى من المرونة ، ولن تستجيب للمتطلبات الديناميكية لعالم الأعمال الحديث. تعد عملية حوسبة عملية التخطيط خطوة جيدة في هذا الاتجاه.
5. إنه دقيق:
يجب أن يكون التخطيط المستقبلي دقيقًا من حيث الأهداف والغايات ، على الرغم من وجود قدر كبير من عدم الدقة السائدة. في الواقع ، هناك الكثير من المستقبل الذي لا يمكن التنبؤ به بدقة ، وأكثر من ذلك تذهب الشركة إلى ما هو أبعد من الدقة التي سيحصل عليها المستقبل البعيد.
على الرغم من وجود ثلاث طرق للتعبير عن النتائج المتوقعة وهي الطريقة العامة والمحددة والمحددة ديناميكيًا ، فإن الطريقة الأخيرة أفضل من الطريقتين الأخريين. طريقة التعبير الكمي ديناميكيًا تجعل من الممكن تحديدها بدقة حتى يمكن التعرف عليها بسهولة. أنه يسهل سهولة وسرعة تحديد وكشف وقياس الانحرافات المحتملة.
6. لديه معلومات موثوقة:
التخطيط السليم يتطلب إدخال استمرارية المعلومات الموثوقة. التقديرات المستقبلية ليست توقعات ولا تنبؤات وإنما فرضية مؤقتة تتعلق بتطوير مستقبلي مهم ومحتمل لا يمكن التنبؤ به بدقة.
يحتاج المخطط إلى استمرار تغذية المعلومات بحيث يقوم بمراجعة وتنقيح التقدير كلما كان هناك انحراف كبير.
7. هو توليف ومزامنة:
ومن المتوقع أن تساعد عملية التخطيط ، في تنسيق ودمج جميع أنواع الخطط والتخطيط على المدى القصير والطويل ، واللوجستية ، والاستراتيجية والمالية للشركات وغير المالية. في كل مجال وظيفي ، ينبغي أن يكون هناك التزامن التام والتوليف للوظائف ؛ في مجال التسويق ، وينطبق على أسواق منتجات المناطق التوظيف توظيف الأفراد والتدريب وما شابه ذلك.
إذا لم تقم بتنسيق ودمج جميع الوظائف الفرعية في المناطق ، تدفع الشركة ثمناً باهظاً للوقت والجهد والارتباك والمقاومة والاستياء والإحباط.
8. إنه يحفز:
عملية التخطيط لتكون فعالة تحتاج إلى مشاركة ذكية وحماسية من قبل الموظفين الإداريين. يشجع الناس على المشاركة بشرط أن يكونوا متحمسين.
أي عملية تخطيط مصممة بشكل جيد وتنفيذها تعمل على تحسين معنويات الموظفين لأنها توفر أربعة عوامل تحفيز على الأقل:
1. يمنحهم شعورا حقيقيا بالمشاركة الفعالة في التخطيط لمصيرهم المستقبلي.
2. يخفف من المخاوف عن طريق تحويل المجهول إلى معروف.
3. يوفر التوجيه والأمن فيما يتعلق بموقفهم في المنظمة و
4. يطور فخر الزي لأنها تنتمي إلى منظمة تعرف مكانها وأين تسير وكيف ستصل إلى هناك.
9. لديها الحد الأدنى من العمل الورقي:
إن عملية التخطيط الفعالة هي عملية تنجز العمل بأقل قدر من العمل الورقي. يجب على تخطيط المديرين ألا يقوم بالتخطيط كتابة. هذه الخطوة تعني الحد الأدنى من العلاقات الصناعية المحسنة بالورق وتحسين الاتصالات الجماعية.
يمكن تقليل أعمال الكتابة إلى الحد الأدنى من خلال متابعة المناقشات وتحديدها ؛ إعطاء المعلومات المطلوبة فقط - لا تتكشف كل شيء. تجنب ازدواجية المعلومات عن طريق توفير معلومات مشتركة من المصدر المشترك.
10. لديه اتجاه:
للحصول على أفضل النتائج ، ينبغي أن يكون هناك مدير خدمات تخطيط لا يقوم بالتخطيط ولكنه يشرف على كيفية عمله وكيف يجب أن يعمل. يجب أن يكون أخصائي تخطيط.
لضمان الأداء الناجح ، يمكن أن تكون مؤهلات مثل هذا التخصص - شخصية متكاملة من الذكاء والإبداع والحكم السليم ، والتمتع بمهارات الاتصال ممتازة ، وجود التدريب في المفاهيم - تقنيات المبادئ وممارسات التخطيط. وقبل كل شيء ، يجب أن يكون لديه وقت غير ملتزم ، خالٍ من ضغوطات ومسؤوليات صرف الانتباه ، حتى يتمكن من تكريس وقته بالكامل للتخطيط الناجح.
