إنشاء هيكل تنظيمي فعال: 10 إرشادات

تلقي هذه المقالة الضوء على الإرشادات العشرة لإنشاء بنية تنظيمية فعالة. المبادئ التوجيهية هي: 1. نطاق السيطرة الفعال 2. المرونة 3. البساطة 4. التركيز المناسب على أنشطة الموظفين 5. خط قص واضح للسلطة 6. الحد الأدنى من مستوى الإدارة 7. الاعتبار الواجب للمجموعة الأعلى 8. وحدة الاتجاه 9. التطبيق المسؤولية النهائية 10. تفويض السلطة بشكل كاف.

المبدأ التوجيهي # 1. نطاق السيطرة الفعال:

يشير نطاق السيطرة إلى عدد المرؤوسين الذين يمكن للمدير الإشراف عليهم مباشرة.

هناك حد على هذا العدد ولكن لا يمكن تطبيقه عالمياً ، لأن العديد من العوامل مثل طبيعة التفوق وطبيعة المرؤوسين وتقنيات الاتصالات وغيرها تؤثر على مدى السيطرة.

المبدأ التوجيهي # 2. المرونة:

ينبغي أن يكون الهيكل التنظيمي مرنًا بما فيه الكفاية بحيث يمكن تعديله وفقًا للظروف المتغيرة في المستقبل. يجب أن يتم تصميمه بحيث لا يفي فقط بالاحتياجات الحالية ولكن أيضًا باحتياجات المنظمة في المستقبل لأن التغييرات في المؤسسة أمر لا بد منه ، وذلك بسبب التغيرات البيئية المختلفة والأسباب الإجبارية الأخرى. سيكون من الصعب دمج التغيير دون صعوبة كبيرة إذا لم تكن البنية مرنة.

المبدأ التوجيهي # 3. البساطة:

ومع مراعاة العمل الأساسي الصافي ، مع عدم ترك مجال للإرباك والغموض ، ينبغي تصميم الهيكل التنظيمي بطريقة بسيطة قدر الإمكان. العديد من المستويات أو القنوات التواصلية ، أو اللجان ، أو متعددة من الأوامر أو الكثير من التنسيق غالباً ما يخلق مشاكل أكثر بدلاً من حلها.

المبدأ التوجيهي # 4.التأكيد السليم على أنشطة الموظفين:

في المنظمة ، ينبغي إعطاء الأنشطة الخطية والموظفين الوزن المناسب. نشاط الموظف هو النشاط الذي يساهم بشكل غير مباشر في المنظمة في أداء نشاط الخط. من ناحية أخرى ، النشاط الخطي هو ذلك النشاط الذي يخدم المنظمة مباشرة.

وينبغي توضيح هذين النشاطين بوضوح حتى يمكن أن يكون العمل في المنظمة سلسة وقد يتم تجنب النزاعات غير الضرورية بين أنشطة الخط والموظفين.

المبدأ التوجيهي # 5. قطع واضح للسلطة:

يجب أن يكون هناك سطر واضح للسلطة من أعلى إلى أسفل المنظمة. ويتحقق ذلك من خلال التفويض بخطوات من أعلى موظف تنفيذي إلى أدنى عامل ، مع أدنى مسؤولية ولا سلطة على الآخرين. يؤدي عدم توضيح خط السلطة إلى الاحتكاك والسياسة وعدم الكفاءة.

المبدأ التوجيهي # 6. المستوى الادنى للإدارة:

يجب الحفاظ على المستويات الإدارية في المنظمة إلى الحد الأدنى قدر الإمكان. كلما زاد عدد المستويات ، كلما ازداد التسلسل القيادي وأطول فترة سفر المستويات ، ولكنه يمثل خطًا مرشدًا.

المبدأ التوجيهي # 7. الاعتبار الواجب للمجموعات الأعلى:

في شكل الشركات ، توجد مجموعتان كبيرتان ، أي مجموعة المساهمين ومجموعة المديرين. هاتان المجموعتان الرئيسيتان لا تجتمعان بشكل منتظم ، إنهما من ناحية أخرى. تؤثر هاتان المجموعتان على الأداء التنظيمي على محمل الجد.

كبار المسؤولين التنفيذيين هم المسؤولون عن الإدارة العامة. يجب أن يوفر الهيكل التنظيمي الجيد الحفاظ على العلاقة بين الموظفين التنظيميين والمجموعة العليا.

المبدأ التوجيهي # 8. وحدة الاتجاه:

يجب أن يكون كل شخص في المنظمة موجها فقط بواسطة رئيس واحد بقدر الإمكان فيما يتعلق بوظيفة رئيسية واحدة. قد يؤدي تعدد الاتجاه إلى الارتباك وقد يؤدي إلى تضارب في الأدوار.

المبدأ التوجيهي # 9. تطبيق المسؤولية النهائية:

تتدفق السلطة من الأعلى إلى المرؤوس إلى جانب المسؤوليات. ولا يُعفى المدير الأعلى من مسؤولياته عن الأفعال المفوضة إلى المرؤوسين. وهو مسؤول عن واجباته الخاصة وواجبات مرؤوسيه.

المبدأ التوجيهي # 10. تفويض السلطة الكافي:

يجب أن يحصل كل شخص في المنظمة على السلطة الكافية للوفاء بالتزاماته وفقًا للحالات. تناط السلطة بالسلطة التنفيذية العليا ويتم تفويضها إلى مرؤوسيه حيثما كان ذلك ضروريا للوفاء بالتزاماتهم.

إذا لم يتم تفويض السلطة الكافية ، يواجه كبار المسؤولين التنفيذيين أو الشخص الذي يشرف على السلطة مشاكل مختلفة مثل عنق الزجاجة في اتخاذ القرار ، والتأخير في تنفيذ القرار ، والضغط على مستوى أعلى ، وحافز أقل للمرؤوسين. كل هذه المشاكل تعوق نمو المنظمة.