ضمان التشغيل السلس في نظام الشراء

تلقي هذه المقالة الضوء على الأنظمة الرئيسية الثلاثة لضمان التشغيل السلس والمساءلة في نظام الشراء. الأنظمة هي: 1. نظام ما قبل الشراء 2. نظام الطلب 3. نظام الشراء.

1. قبل نظام الشراء أو المرحلة:

قبل الشراء الفعلي ، يجب أن يتم تجميع بعض الشكليات. هم - طلب ، ومتطلبات برامج اختيار الموردين ، والحصول على عروض الأسعار وتقييمها. يتم تقديم نموذج طلب الاستلام تم توقيعه من قبل أحد كبار الموظفين من قبل شخص مختص.

هناك عموما حد مالي يصل إليه موظف معين يمكنه طلب المواد. يتم اتخاذ قرارات الشراء أو المعدات الرأسمالية على مستوى المجلس.

في حالة الشراء بكميات كبيرة وبسرعة على مدار فترة زمنية طويلة ، يتم استخدام طلبات السفر. يسافر الطلب من الإدارة الطالبة إلى قسم المشتريات بعد فترة قصيرة جدًا من بدء عملية الشراء.

يتم استخدام نماذج الطلب القياسية عند تكرار الطلبات بشكل متكرر. يتم إجراء الاستفسارات من قبل العديد من المنظمات للحصول على عروض الأسعار من الموردين. يحتوي نموذج الاستعلام ، بخلاف أمر الشراء ، على عبارة "هذا فقط ، طلب عرض أسعار" أو "ليس هذا أمر شراء".

2. نظام الطلب:

عند استلام الردود على الاستفسارات ، يتم اختيار المورد بعد التدقيق والأوامر.

عادةً ما يحتوي أمر الشراء على:

(أ) الرقم المرجعي ،

(ب) وصف المواد ،

(ج) الكمية المطلوبة

(د) السعر والخصومات

(ه) تعليمات الشحن

(و) وجهة المواد

(ز) توقيع مدير المواد الذي يأذن بالشراء و

(ح) الشروط والأحكام التفصيلية.

عادة ما يتم تحضير خمس أو ست نسخ من أمر الشراء. يتم إرسال النسخة الأصلية إلى المورد ، يتم إرسال نسخة واحدة إلى الإدارة المستلمة ، واحدة للمخترع وواحدة إلى الإدارة المالية لمطابقة لاحقة مع فاتورة المورد و "السلع المستلمة" للدفع.

3. نظام ما بعد الشراء:

النظام مخصص لإجراءات المتابعة واستلام وفحص الفواتير. تتضمن إجراءات المتابعة الوقت والمال ، لذلك يجب أن تكون انتقائية. لكي نكون انتقائيين ، يجب التأكد من الأولويات ويجب عدم متابعة العناصر "الحرجة" إلا للمتابعة. قد يتم اللجوء إلى المتابعة الحكيمة للإقليم.

يتم تسجيل الإيصالات حسب التسلسل الزمني. يساعد في التعرف السريع على المواد. هذا ضروري لتفتيش المواد قبل القبول. في العديد من المؤسسات ، حيث توجد أقسام الاستقبال المركزية ، يتم إرسال نسخة من أمر الشراء إلى القسم المركزي للتسوية.

يتم التحقق من الفاتورة قبل السداد. الفاتورة في خدش مع الإيصالات الفعلية وعلى اقتناع ، يتم السداد. ترسل الفواتير عموما إلى قسم التمويل للمشتري.