دورة تحسين عملية الأعمال المستمرة (4 مراحل)

تتكون دورة التحسين المستمر من أربع مراحل.

المرحلة 1 اختيار العمليات وتعريفها:

وهذا ينطوي على اختيار وتحديد عملية حاسمة (ذات صلة باستراتيجية العمل) ذات نطاق للتحسين المستمر.

المرحلة الثانية تقييم العمليات وتوحيدها:

هذا يتكون من وصف وتقييم وتوحيد العملية التي يتم اختيارها للتحسين.

المرحلة الثالثة من عملية التحسين:

يتضمن هذا التحسين المستمر لعملية التقييم حسب دورة PDCA (أي دورة Plan-Do-Check-Act)

المرحلة الرابعة: التحسن الشخصي:

يشير هذا إلى التحسين المستمر للفرد الذي يحمل تحسين العملية وفقًا لدورة PDAC الجديدة (أي دورة Plan-Do-Act-Challenge).

هذه المراحل الأربع تناقش باختصار في الفقرات التالية.

المرحلة 1 اختيار العمليات وتعريفها:

في المرحلة الأولى من دورة التحسين المستمر ، يتم التأكيد على اختيار العملية الهامة للتحسين وتعريف العملية المختارة. تشمل هذه المرحلة الأنشطة التالية.

(ط) تحديد مرحلة التحسين المستمر للعمليات عن طريق صياغة بطاقة نقاط التوازن التنظيمي (OBSC) التي تشمل الرسالة التنظيمية والرؤية والقيم الأساسية وعوامل النجاح الحاسمة والأهداف ومقاييس الأداء والأهداف والإجراءات لتحسين العملية. وينقسم OBSC على طول أربعة وجهات نظر ، المالية ، العملاء ، العمليات الداخلية والمعرفة والتعلم.

(2) تشكيل مجموعة توجيهية تشارك فيها الإدارة بنشاط. مرحلة في الإعداد لتحسين العملية من خلال خلق بيئة لتشجيع وتحسين كل من تحسين العملية والتحسين الشخصي.

(3) تحديد العمليات الحيوية المتعلقة بـ OBSC وتحديد العمليات ذات الصلة على أساس عوامل النجاح الحاسمة.

(4) اختيار العملية الأكثر أهمية (التي تمثل أكبر مشكلة أو أكبر فرصة في الوضع الحالي). وهذا يعني اختيار عملية واحدة تركز عليها المجموعة للتحسين.

(ت) تعيين مالك العملية إلى العملية المختارة المسؤولة عن تحسين العملية المختارة. يعمل صاحب العملية كراعٍ ، والشخص في مجموعة التوجيه يعمل كمستشار لمشروع التحسين. صاحب العملية هو المسؤول عن حسن سير العملية ولديه السلطة لتغيير تلك العملية.

(6) تثبيت فريق تحسين بواسطة مالك العملية وإعطاء الفريق ملكية عملياتهم.

(7) تحديد مالك العملية وأعضاء الفريق العملية المختارة. يعد تحديد العملية شرطًا أساسيًا أساسيًا لتحسين العملية.

يشمل تعريف العملية: (أ) العملاء الداخليين / الخارجيين ، (ب) المدخلات ، (ج) العملية و (د) النواتج.

(8) تدريب الفريق على استخدام أساليب وتقنيات التحسين وتدريب قائد الفريق ليصبح مدربًا.

(9) صياغة خطة تحسين تتضمن مهمة الفريق ، وعنوان المشروع ، وأهداف التحسين ، ومقاييس استعراض الأداء ، والجدول الزمني للتنفيذ ، والوسائل المطلوبة ، ونوع الدعم اللازم من الإدارة العليا ، وعواقب إدخال عملية التحسين ، والموظف المتوقع المقاومة لإدخال عملية التحسين وما إلى ذلك.

(10) جمع المعلومات اللازمة وتحليل بيانات العملاء والشكاوى ذات الصلة وتسجيل العملية المتغيرة باستخدام المخططات الانسيابية.

المرحلة الثانية تقييم العمليات وتوحيدها:

في هذه المرحلة ، يتم وصف العملية المختارة بالتفصيل للتحقق مما إذا كانت العملية مفهومة بشكل واضح أم لا. وهذا يتطلب توحيد العملية وقياس ومراجعة أداء العملية ، وتحديد نواقص العملية وتحليل المشاكل في العملية.

من خلال توحيد العملية ، يتم تأسيس الطريقة المثلى الحالية لإجراء هذه العملية. يتم ذلك للتأكد من أن الجميع يفهم العملية ويتم استخدام العملية باستمرار بنفس الطريقة في كل مرة. توفر معايير العملية الخط الأساسي للتحسين المستمر للعمليات.

الأنشطة الهامة في هذه المرحلة هي:

(ط) تعريف ووصف العملية المختارة

(2) قياس أداء العملية على أساس قياس الأداء الموصوف

(3) تحليل بيانات العملية المتاحة

(4) إجراء تحليلات السبب والنتيجة و

(5) تحديد الأسباب الجذرية

المرحلة الثالثة من عملية التحسين:

في هذه المرحلة ، يتم تحسين العملية المختارة باستمرار. يتم استخدام دورة PDCA لهذا الغرض.

المراحل المختلفة لهذه الدورة هي:

(ط) الخطة:

يتم تحديث خطة التحسين التي تمت صياغتها خلال مرحلة "تحديد العملية وتعريفها". يتم تحديد أهداف التحسين ، ويتم توضيح إجراءات التحسين وكيفية ارتباطها بـ OBSC ويتم تطوير الحلول التي تعالج المتطلبات المحددة وأسباب المشكلة.

(ثانيا تفعل:

يتم تنفيذ خطة التحسين على نطاق محدود ، ويتم اختبار الحلول المحددة ، وإجراء التجارب وتدريب أعضاء الفريق على استخدام أساليب وتقنيات التحسين.

(ثالثا) تحقق:

يتم قياس آثار تغيير العملية ، ويتم استعراض نتائج أعمال التحسين هذه على أساس مقاييس الأداء ، ويتم التحقق من مدى إمكانية تحقيق أهداف التحسين مع هذه الإجراءات ويتم مقارنة النتائج مع المعايير.

(4) القانون:

يتم تنفيذ النتائج ، أي إدخال تحسين العملية ، يتم التحكم في العملية ، تغيير العملية النهائي يتم إجراؤه ، تقييم النتائج ، تحسين العملية باستمرار ومراقبتها ، تحسين الأداء الموثق ، وتغييرات العملية المحتملة الموحدة.

المرحلة 4: التحسينات الشخصية:

يحدث التغيير التنظيمي بالتأثير التراكمي لجميع جهود الأفراد لتحسين أنفسهم ووظائفهم وتنظيمهم. تقنيات تحسين الذات الفردية مفيدة في تركيز جهود تحسين الشخصية لكل شخص في المنظمة.

خلال مرحلة تحسين الشخصية ، ينصب التركيز على التحسين المستمر لمهارات وسلوك الفرد ، والتي تشكل أساس التطور الفردي ، والنجاح الشخصي والرفاهية.

يتم استخدام دورة PDAC. المراحل المختلفة لهذه الدورة هي :

(ط) الخطة:

قم بصياغة أو تحديث بطاقة النقاط المتوازنة الشخصية (PBSC) التي تركز على عملك ووقت فراغك.

(ثانيا تفعل:

ابدأ مع هدف بسيط من PBSC الخاص بك مع إجراء التحسين الخاص به. ركز على الأشياء التي أنت غير جيد فيها ، على العادات التي تحدّك ، على تلك التي لها تأثير غير مرغوب على حياتك وتلك التي تعطي نتائج سيئة. ركز على بذل جهد التحسين الخاص بك. شارك PBSC الخاص بك مع زميل أو صديق موثوق به وتأكد من دعم مشرفك.

(3) القانون:

تحقق مما إذا كان إجراء التحسين يعمل واتخذ الإجراء عندما لا يعمل. راجع النتائج وفقًا لأهداف وأهداف الأداء الشخصية المحددة. تحقق من مدى تحقيقك لأهدافك الشخصية. تطوير الكفاءات الخاصة بك لتحقيق الأهداف المحددة. تنفيذ التحسين الشخصي المثبت وتقييم النتائج الشخصية.

(4) التحدي:

يمكنك قبول تحديات أكبر عن طريق تحديد هدف أكثر صعوبة وإجراء التحسين المقابل من PBSC الخاص بك والاستمرار في ذلك.