المكتب: معنى ، أهمية ، تنظيم مكتب ومبادئه

اقرأ هذه المقالة للتعرف على المعنى والأهمية وتنظيم المكتب والمبادئ المتعلقة بعملية المكتب.

معنى المكتب:

كان هناك الكثير من التعريف لتعريف المكتب. ومع ذلك ، في لغة بسيطة ، يمكن وصفها بأنها "مكان يتم فيه تنفيذ العمل". ومع ذلك ، هذا تعريف غير كافٍ لأن هذا التعريف لا يأخذ في الاعتبار الوظيفة الكتابية التي تشكل قلب نشاط المكتب.

يجب فهم معنى المكتب بوضوح في اللغة الشائعة. في اللحظة التي تتهجى فيها "المكتب" ، من المفهوم أن النشاط التجاري ، والمساءلة ووظائفها ، والأنشطة الكتابية تدخل في العمل جنباً إلى جنب.

ومن ثم ، مع أخذ كل هذه الوظائف في الحسبان ، يمكن صياغة تعريف مناسب للمكتب. يمكن تعريف المكتب بأنه "أي مكان تتقارب فيه المعلومات على الورق ويتم توثيقه وحفظه واستخدامه في التشغيل الحالي والمستقبلي للأعمال".

قد تتعلق المعلومات بالإنتاج والتسويق والأنشطة المختلفة الأخرى لنشاط تجاري. إن السجلات السليمة لاستلام الطلبات وتنفيذها ، وسجلات الشراء ، والتخزين ، والشراء ، والمبلغ المستحق للمؤسسة والمستحق من قبل المنظمة هي بعض السجلات التي يتعين على المكتب المحافظة عليها.

أهمية المكتب:

تكمن أهمية المكتب في أنه ليس فقط وظائف لصيانة أعماله التجارية ، واسم علامته التجارية ، وإنصافه في السوق ، بل في حقيقة أنه يجب أن يكون مسؤولاً ، لفترة طويلة جداً ، للحفاظ على موظفيها والاحتفاظ بهم لفترة طويلة جدا ، وليس على أساس التجنيب ، ولكن على أساس دائم.

تكمن الأهمية على حقيقتين. الأول هو معدل عدم دوران الموظفين ، أو معدل منخفض للغاية ، وهو المعدل العشري لدوران الموظفين هو ما ينبغي للمرء أن يستهدفه. الحقيقة الثانية والأكثر أهمية هي أن دوران أعمالها يجب أن يتدحرج على أساس ثابت ، كل عام ، بدلاً من أن يكون أكثر من مضطرب وخفقان القلب لمدة سنة واحدة وبلادة وعنيفة سنة أخرى.

خذ مثال AMUL [ANAND MILK UNION LIMITED] ؛ مقرها في أناند ، ولاية غوجارات. منذ عشرين سنة ، استمر دوران أعمالهم الداخلية في تحقيق صافي أرباحهم في الزيادة بمعدل 4 في المائة كل عام ، ونتيجة لذلك ، وبحلول نهاية عام 1998 ، كانت أعمالهم تستحق روبية. 156 كرور. هذا مثال صارخ على الزيادة المستمرة في حجم الأعمال المكتبية من قبل شركة Amul ، وتكمن أهمية المكاتب.

وعلى مدى السنوات العشرين الماضية ، باستثناء الموظفين الذين بلغوا سن التقاعد ، لم يغادر أي موظف هذه المنظمة ، وليس لأي سبب من الأسباب. ويتحدث هذا أيضًا عن أهمية المكتب في الاحتفاظ بموظفيه.

تكمن أهمية المنصب والنجاح في العوامل التالية:

(أ) التخطيط ،

(ب) التنظيم ،

(ج) الإخراج ،

(د) التوظيف ،

(هـ) الرقابة والتنسيق ،

(و) مراسلات المكتب ،

(ز) التوظيف ،

(ح) الميزنة

ومع ذلك ، في حالة كل مشروع تجاري ، يجب التخطيط لكل حدث. التخطيط يجب تنفيذه. تحتاج عمليات الإعدام إلى التوجيهات والإشراف والرقابة والتنسيق. إذا تمت مزامنة كل عنصر من هذه العناصر بشكل صحيح ، فستتم تلبية الأهداف الموضوعة ، وستحصل أهمية المكتب على صورة بجانب اتجاه خاص به.

وبالتالي هذه هي أهمية المكتب. هناك بعض العوامل التي يحصل عليها المكتب حصته وأهميته.

يتم تعدادها على النحو التالي:

1. مركز المعلومات :

المكتب هو مركز معلومات أو بنك بيانات يضم جميع المعلومات التي يتم القيام بها. يجب أن تكون جميع الأرقام الحالية والسابقة للأعمال التي تقوم بها في المكتب. على أساس هذه المعلومات ، خطط المكتب ، والتنبؤات والتحكم في تشغيلها ، منطقة عملها.

2. يعمل المكتب كقناة اتصال:

من الواضح أنه بدون أي اتصال ، لا يمكن للمكتب أن يعمل فقط ولا يمكن أن يخدم غرضه. يتدفق كل اتصال ، خاصةً الاتصال المكتوب من الأعلى إلى الأسفل ، ويتدفق التقرير من الأسفل إلى الأعلى. وﺳﻮف ﻳﻨﺨﻔﺾ اﻟﻤﻜﺘﺐ إذا ﻟﻢ ﺗﺘﺪﻓﻖ اﻟﻤﺮاﺳﻼت ﺑﺸﻜﻞ ﻣﺘﻜﺮر وﻟﻢ ﻳﺘﻢ ﺗﻮﻓﻴﺮ اﻟﺘﻘﺎرﻳﺮ أو ﺗﻘﺪم إﻟﻰ اﻟﺴﻠﻄﺎت اﻟﻌﻠﻴﺎ ﺧﻼل اﻟﻔﺘﺮة اﻟﻤﺤﺪدة.

3. مساعدات في التكثيف:

لن يتم تحقيق أهداف أي مكتب إذا لم يكن هناك تنسيق مناسب بين الموظف. يجب أن تكون العلاقة بين صاحب العمل والموظف والعلاقة بين الموظف والموظف جيدة إذا أريد بناء تنسيق فعال.

يؤدي التنسيق الفعال إلى تعزيز روح العمل وتشديد الوحدة وتقوية المعنوية لكل موظف يعمل في المنظمة. هناك حاجة إلى المساعدة والمعلومات الضرورية والدعم من المستوى الأعلى لتعزيز التنسيق.

4. أهمية العلاقة بالحكومة والجمهور العام:

واليوم ، يجب على كل شركة أن تتبع مبادئ توجيهية وقواعد وأنظمة معينة ، على النحو الذي صاغته الحكومة. تعتبر كل وحدة أعمال اليوم بمثابة مصدر دخل بالإضافة إلى مؤسسة اجتماعية. كل مكتب له جناح ، وهو رابط بين المجتمع والحكومة.

بل هو أيضا صلة بين الناس والحكومة. ومن ثم يتعين على المكتب إنشاء نوع مناسب من الصور في ذهن الناس لبناء صورة مناسبة للعلامة التجارية وصورة للشركة.

5. المساعدات في الرقابة الإدارية:

السيطرة هي مزيج من التقنيات التصحيحية والقياسية لأداء الإدارات الفرعية للتأكد من تحقيق هدف المشروع وإنجازه. يتطلب التحكم إنشاء "معايير" ومن ثم قياس المعايير في الوقت المحدد ، وفي حدود الموارد.

إنه يقيس بالفعل:

(ط) ما إذا كانت مجموعة المعايير قد تحققت ، و

(2) إذا لم يتحقق ، فما هو الانحراف وما هي النسبة المئوية للانحراف. حالما يتم تحديدها ، يتم وضع وسائل الرقابة المختلفة لوضع المكتب أو المؤسسة على المسار الصحيح.

6. أهمية العلاقة مع العملاء:

الأهمية الفعلية لأي مكتب هي علاقته بعميله. العميل هو الذي ينقل العمل إلى المكتب ، وبالتالي ، العميل هو الملك. وباستثناء المكتب الحكومي ، تعتمد كل مؤسسة أعمال أخرى على عملائها لتحقيق أرباحها. ومن هنا تبرز أهمية المكتب بالنسبة لعملائه - "العميل" ، الآن ، هو "الإمبراطور".

ومع أخذ ذلك في الاعتبار ، يتم الاعتناء بالأوامر التي يتلقاها العميل واستفساراته وشكاواه من قبل المكتب من خلال الاتصالات المباشرة والشخصية. واليوم ، يمتلك المكتب الحديث شخصًا مهمًا للغاية - الموظف المسؤول عن الحضور (GAO) الذي يحضر جميع العملاء ويطلعهم على كل شيء بشكل مباشر أو شخصي أو على الهاتف أو عن الشركة وأنشطتها وعن أعمالها.

7. أهمية للمساهم:

يقدم كل مكتب رابطًا مهمًا بين المساهم من جهة والشركة من جهة أخرى. إن مسألة توزيع الأرباح على الأسهم ، ونقل الأسهم ، وإصدار إخطار عن اجتماعات الشركة ، والإجابة على جميع الاستفسارات إلى المساهمين أمر ذو أهمية كبيرة ، ولا يمكن تحقيقه أو الحصول عليه دون إنشاء مكتب مناسب. .

8. أهمية العامل :

للحفاظ على قوة عمل جيدة ، بيئة جيدة ، خالية من السياسة الرسمية ، خالية من التحيز والعلاقة الفعالة ، في شكل الموظف-صاحب العمل والموظف-الموظف ؛ هناك حاجة إلى علاقة.

إن دفع الراتب في الوقت المناسب ، ودفع الأجور في الوقت المناسب ، وإعداد كشوف المرتبات ، والحفاظ على الحضور ، والسماح للعمال بالاستفادة من الإجازات خلال أوقات الطوارئ ، هي بعض الوظائف الهامة التي يتعين على المكتب القيام بها. ومن ثم ، فهذه هي النقاط القليلة التي يجب ملاحظتها وممارستها وتعميمها في كل مكتب حتى يعمل المكتب بسلاسة وببراعة.

تنظيم مكتب:

يشير التنظيم إلى إنشاء هيكل للواجبات والوظائف لتحقيق أهداف المؤسسة.

لقد عرَّفت أورويك المنظمة بأنها "أنشطة ضرورية لأي غرض أو خطة وترتيبها في مجموعات قد يتم تعيينها للأفراد".

وسيتم تنظيم المكتب وتعيين الواجبات والوظائف لتحديد علاقة سلطة النشاط بحيث يعمل المكتب بسلاسة.

يجب أن تشتمل بنية المنظمة على الخصائص التالية المشبعة فيها:

1. يجب أن يصور ويعكس خطط وسمة المكتب.

2. يجب أن تعكس السلطة المتاحة لإدارة المؤسسة.

3. يجب أن تعكس بيئتها.

4. يجب أن تكون مأهولة مع الموظفين المدربين.

يجب تطبيق عملية التنظيم على كل إدارة في المؤسسة ، بما في ذلك المكتب. هناك بعض الخطوات التي يجب على المكتب اتخاذها ، أو يتعين على المرء أن يعتني بها ، إذا كان عليه أن يقوم بتنظيم المنظمة.

الخطوات المتضمنة في العملية هي:

1. إنشاء أهداف المؤسسة.

2. صياغة المشتقات والأشياء والخطط والسياسات.

3. تحديد الأنشطة اللازمة لإنجاز هذه الأهداف والخطط والسياسات.

4. تجميع هذه الأنشطة في ضوء الموارد البشرية والمادية المتاحة وأفضل طريقة لاستخدامها.

5. تجميع هذه الأنشطة وتفويضها إلى رؤساء كل مجموعة مع السلطة اللازمة لأداء النشاط.

.6 رﺑط ھذه اﻟﺗﺟﻣﻌﺎت ﻋﻣودﯾﺎً وأﻓﻘﯾﺎً ﻣن ﺧﻼل ﻧظﺎم اﻟﻌﻼﻗﺎت واﻟﻣﻌﻟوﻣﺎت اﻟﺧﺎﺻﺔ ﺑﺎﻟﺳﻟطﺔ.

يتم تعداد هذه المبادئ على النحو التالي:

1. مبادئ وحدة الأهداف:

كل جزء من المنظمة ، بما في ذلك المكتب ، يعمل من أجل تحقيق أهداف المؤسسة.

2. مبادئ الكفاءة :

الكفاءة هي مبدأ أساسي. يجب تحقيق الهدف بأقل تكلفة للمنظمة وكذلك المجتمع.